En qué consiste la gestión de almacenes

La gestión de almacenes influye tanto en los costos de la cadena de suministro como en la satisfacción del cliente, por tanto, es un factor clave para la rentabilidad y la competitividad de la empresa.

Las actividades de administración de un almacén forman parte de la logística de la cadena de suministro, sin embargo, en los últimos tiempos el almacén ha cobrado importancia como un espacio que no solo sirve para resguardar mercancías, sino también aporta valor mediante diversas actividades de servicio. 

Desde el armado de pedidos y el empacado, pasando por la maquila y el reacondicionamiento de productos, hasta el cross docking y la logística inversa; los servicios adicionales que pueden realizarse en la gestión de almacenes representan una diversificación de las actividades de la empresa logística que benefician a los clientes finales. 

Esto también significa una mayor complejidad en el manejo de las mercancías, el aprovechamiento del espacio y la asignación de tareas entre el personal. 

Contar con un sistema de gestión de almacenes (WMS por sus siglas en inglés) forma parte de la solución para lograr la optimización de operaciones que represente reducción de costos, mayor productividad y mejor experiencia para el cliente.

¿Qué es la gestión de almacenes?

Consiste en el diseño y ejecución de una serie de procesos para optimizar el almacenamiento de mercancías, garantizando estos beneficios:

• Agilizar el paso de las mercancías por el almacén.
• Asegurar la correcta identificación de productos.
• Maximizar la utilización del espacio disponible.
• Minimizar la manipulación de las mercancías.
• Llevar inventarios precisos.
• Garantizar entregas puntuales y en forma.
• Aumentar la productividad del personal.
• Reducir los costos operativos.
  
  

Los procesos de un almacén se pueden clasificar en cinco actividades principales:

1. Recepción.Al momento de la llegada de la mercancía es necesario registrar con precisión sus datos de identificación, descargarla y verificar que corresponda con la documentación de embarque que la acompaña.

2. Almacenaje.Una vez identificada la mercancía, es necesario asignarle un espacio determinado dentro de la bodega, de acuerdo a su volumen, su peso y su rotación.

3. Control de inventarios.No solo es necesario saber qué productos hay dentro del almacén sino también donde se ubican y a qué traslados están sujetos.

5. Elaboración de pedidos.Comprende la selección y recolección de productos dentro del almacén para formar los pedidos destinados a las entregas.
6. Embarque.Es el procedimiento mediante el cual se genera la documentación que acompañará a los envíos, consiste en una verificación física para comprobar que los reportes de embarque coincidan con la mercancía y se realiza la carga en la unidad de transporte correspondiente.
   
   

¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes?

El propósito de utilizar la tecnología es automatizar tareas y así agilizar la operación y eliminar errores.

Un sistema de gestión de almacenes requiere de todo tipo de información para dar seguimiento puntual a las mercaderías y elaborar los reportes que validen la productividad y los resultados de cada una de las actividades que se llevan a cabo en el almacén. 

Esta información consiste en:

• La correspondiente a la gestión en sí, es decir la relativa al desempeño y las actividades propias del almacén.
• La relacionada con la visibilidad y la trazabilidad de la mercancía, es decir, al seguimiento y ubicación de los productos en todo momento y su trayectoria desde el origen hasta su destino final, mediante sistemas de identificación como códigos de barras y etiquetas con tecnología de identificación por radiofrecuencia (o RFID, por su sigla en inglés).
  
  

Para que la implementación de un sistema de gestión sea un éxito debes enfocarte en estos aspectos:

• Buscar una fácil integración con tu ERP existente, ya que es necesario que pueda compartirse fácilmente información entre uno y otro para ayudar a una mejor toma de decisiones.

• Asegurar que pueda registrar los códigos de identificación comunes, como los códigos de barras y las etiquetas RFID, pues esto facilitará el registro de entrada, traslado, recolección y salida de las mercancías.

• Realizar previamente una evaluación de tus procesos para eliminar movimientos y tareas innecesarios a fin de que la implementación del nuevo sistema de gestión parta de procesos ágiles.

¿Cómo mejorar la productividad del almacén?

Se trata de aprovechar al máximo el espacio disponible, mediante soluciones de gestión y tecnológicas.

Estos son algunos principios que puedes aplicar para incrementar la productividad del almacén e influir positivamente en la rentabilidad de tu empresa:

• Utilizar el espacio disponible a todo su potencial y de manera efectiva. No es fácil disponer de terrenos para la ampliación de una bodega, pero sí se puede aprovechar todo el espacio vertical de manera eficiente.

• Poner atención a las tareas de colocación en estantes, reabastecimiento y localización, ya que esto facilitará la ubicación y recolección de los productos y evitará desabastos y excesos de inventario.

• Diseñar flujos de trabajo que minimicen el congestionamiento dentro del almacén y eviten la improductiva interferencia entre los empleados, esto reducirá los desplazamientos redundantes mediante una coordinación precisa de las solicitudes de recolección.

• Asignar los espacios en los estantes en relación con el nivel de rotación de manera que su colocación y recolección sean eficientes.

• Automatizar procedimientos y robotizar el traslado y colocación de la mercancía para ahorrar tiempo y eliminar errores.

• Escuchar las propuestas del personal para mejorar las operaciones. Ellos están ahí todo el tiempo, por lo que pueden reconocer mejor los problemas y aportar soluciones. 

• Evaluar constantemente las operaciones y estar abierto al cambio a fin de implementar un sistema de mejora continua.

¿Cómo diseñar un almacén más eficiente?

El diseño de la planta del almacén debe obedecer a la maximización de la capacidad del mismo, y para ello puedes utilizar alguna de las soluciones que brinda el mercado. Estas son algunas de ellas: 

• Racks

   selectivos de doble fondo.

• En ellos es posible colocar dos tarimas hacia el fondo, reduciendo el frente del estante dedicado a cada tipo de mercancía. Con este sistema se puede reducir la cantidad de pasillos entre las estanterías y así aprovechar más la superficie del almacén.

• Mezzanines.

• Se trata de plataformas que se colocan a distintas alturas y en distintas posiciones a fin de aprovechar todo el espacio vertical de la bodega. Se pueden utilizar para almacenamiento o como espacio de oficinas.

• Drive In.

• Útil cuando se almacenan grandes cantidades de un mismo producto.  Consiste en racks continuos, sin pasillos que los separen, en los que el montacargas eleva la carga al nivel en que será colocada y recorre hasta el fondo del rack, depositando el pallet sobre unos rieles guía.

Entre estos tipos de sistemas que aprovechan al máximo el espacio y las tecnologías que permiten un óptimo registro y control de inventarios, el almacén logístico y la distribución eficiente se vuelven actividades que aportan valor a la cadena de suministro.

Este tipo de soluciones son las que ofrece Solistica en sus más de 442 mil metros cuadrados de almacenes en distintas ubicaciones en México, Brasil y Colombia, ofreciendo un valor agregado alineado perfectamente a los estándares y KPI de sus clientes.
 

Además de diferentes opciones de almacenaje, como bodegas dedicadas o multi-cliente o instalaciones en seco o de temperaturas múltiples, Solistica ofrece servicios de valor agregado como maquila, etiquetado, empacado, armado de pedidos, validación, logística inversa, reacondicionamiento de productos y paletizado.

Como puedes ver, la eficiente gestión de un almacén es un aspecto esencial para mantener la competitividad de tu empresa en los tiempos actuales. Su óptima administración debe reflejarse en disponer de servicios adicionales, reducir costos y en el valor que todo esto puede aportar a tu cadena de suministro para garantizar que tu empresa siga alcanzando sus metas de rentabilidad.

* Este articulo fue originalmente publicado el 26 de octubre de 2018 y modificado el 11 de febrero de 2022.