A gestão de inventários é um dos principais aspectos para o sucesso das empresas. De fato, as empresas bilionárias consideram esta tarefa como uma prioridade, porque contar com o volume ideal de estoque (suficiente, mas não em excesso) ajuda a otimizar custos, maximiza a produção e as vendas, ao mesmo tempo em que evita perdas devido ao excesso ou déficit de itens cruciais.
Portanto, entre os objetivos da análise de inventário está a redução do desperdício, tanto de produtos como de dinheiro, a melhoria da gestão de armazéns e a minimização do estoque.
Além disso, ao saber exatamente quanto estoque foi vendido e quais foram os lucros finais, por exemplo, os proprietários de negócios podem gerir melhor o orçamento e fluxo de caixa. A análise detalhada do inventário também permite controlar o estoque em função da demanda.
Para isso, tanto os processos de gestão como o uso da tecnologia e ferramentas para automatizá-los são igualmente importantes.
Tecnologia para o gerenciamento de inventários
Entre as ferramentas tecnológicas de grande utilidade para o sistema de gestão de inventários estão os softwares de alerta de estoque, que avisam que é hora de reestocar um certo produto, quando ele atinge um determinado nível de estoque; os software de relatório de inventário, que ajudam a criar relatórios com tudo o que é necessário para as áreas de logística, vendas, compras, perdas, etc.; os dashboards (ou painéis), softwares de gestão que mostram gráficos na tela e permitem categorizar as informações da maneira mais conveniente.
Também pode ser usada a coleta de dados por meio do código de barras. O Barcode Data Collection é uma das ferramentas mais precisas e a inclusão de leitores de código de barras nos produtos aumenta a eficácia e a precisão na gestão deles.
O que medir: os KPIs para um melhor controle de inventários
Se nos perguntarmos, entre tantas informações possíveis, quais são os KPIs-chave para esta análise, alguns dos mais relevantes para conhecer o desempenho geral são:
1. Giro de estoque
Nos diz quantas vezes um produto foi vendido e substituído durante um período, portanto também servirá para avaliar o desempenho do produto.
A taxa de giro de estoque é calculada com a fórmula a seguir:
Custo total dos bens vendidos/((Estoque inicial + Estoque final)/2)
2. Baixa de estoque
Refere-se aos produtos que são completamente retirados do estoque, e ajuda a saber quais itens são lucrativos e quais estão gerando custos de retenção excessivos.
A baixa de estoque é identificada pelo valor em dinheiro do item retirado.
3. Cálculo da redução do preço
Estima o nível de estoque com a maior precisão possível, pois é a diferença entre o estoque teórico (estoque inicial + entrada de mercadorias - vendas) e o estoque real.
O resultado está relacionado com o volume de negócio e é multiplicado por 100 para se obter uma taxa de redução de preço, que representa as perdas.
4. Custos de retenção
Permite analisar os custos de manutenção de estoques, ou seja, o armazenamento dos itens e a gestão em um armazém. Pode incluir o valor do espaço, da mão-de-obra e do equipamento necessário. Todos os diferentes custos são somados para obter este KPI e o resultado ajuda a avaliar as opções para maximizar ou minimizar o espaço de inventário.
5. Taxa de retenção de estoque
É calculada dividindo o custo de armazenamento pelo valor médio do estoque, durante um determinado período, e oferece uma porcentagem do que um determinado valor de estoque custa para a empresa.
6. Inventário Médio
Mostra o custo médio dos itens em estoque durante um período e ajuda a ver as quantidades usuais de um produto no armazém e a velocidade em que é vendido. Estar ciente das mudanças neste indicador permite prevenir possíveis problemas com as vendas e compras. Pode ser calculado assim:
(Inventário inicial + Inventário final)/Número de meses no período contábil
7. Taxa de ocupação do armazém
Este KPI ajuda a avaliar o espaço restante para adicionar novos produtos ao estoque. O cálculo é o seguinte:
(quantidade média armazenada / capacidade do armazém em quantidade) x 100.
8. Prazo médio de estocagem
É o tempo que leva para produzir ou comprar itens e vendê-los aos clientes, e pode ser calculado usando a seguinte fórmula:
(Estoque/Custo de Vendas) * 365 dias
9. Custo médio da operação
É obtido dividindo o custo médio das operações realizadas no armazém pelo número de operações, e permite visualizar o custo de cada passo na entrega e saída de estoque, na preparação de pedidos, etc.
Ao fazer a análise de inventário, as empresas podem gerir seu estoque de forma mais eficiente e supervisionar a sua rentabilidade.
Por fim, deve-se lembrar que o fato de que uma empresa possa se tornar uma fonte confiável de produtos para os clientes depende muito da gestão adequada do inventário.
