A gestão de inventários é um dos principais aspectos para o sucesso das empresas. De fato, as empresas bilionárias consideram esta tarefa como uma prioridade, porque contar com o volume ideal de estoque (suficiente, mas não em excesso) ajuda a otimizar custos, maximiza a produção e as vendas, ao mesmo tempo em que evita perdas devido ao excesso ou déficit de itens cruciais.
Portanto, entre os objetivos da análise de inventário está a redução do desperdício, tanto de produtos como de dinheiro, a melhoria da gestão de armazéns e a minimização do estoque.
Além disso, ao saber exatamente quanto estoque foi vendido e quais foram os lucros finais, por exemplo, os proprietários de negócios podem gerir melhor o orçamento e fluxo de caixa. A análise detalhada do inventário também permite controlar o estoque em função da demanda.
Para isso, tanto os processos de gestão como o uso da tecnologia e ferramentas para automatizá-los são igualmente importantes.
Tecnologia para o gerenciamento de inventários
Entre as ferramentas tecnológicas de grande utilidade para o sistema de gestão de inventários estão os softwares de alerta de estoque, que avisam que é hora de reestocar um certo produto, quando ele atinge um determinado nível de estoque; os software de relatório de inventário, que ajudam a criar relatórios com tudo o que é necessário para as áreas de logística, vendas, compras, perdas, etc.; os dashboards (ou painéis), softwares de gestão que mostram gráficos na tela e permitem categorizar as informações da maneira mais conveniente.
Também pode ser usada a coleta de dados por meio do código de barras. O Barcode Data Collection é uma das ferramentas mais precisas e a inclusão de leitores de código de barras nos produtos aumenta a eficácia e a precisão na gestão deles.
O que medir: os KPIs para um melhor controle de inventários
Se nos perguntarmos, entre tantas informações possíveis, quais são os KPIs-chave para esta análise, alguns dos mais relevantes para conhecer o desempenho geral são:
1. Giro de estoque
Nos diz quantas vezes um produto foi vendido e substituído durante um período, portanto também servirá para avaliar o desempenho do produto.
A taxa de giro de estoque é calculada com a fórmula a seguir:
Custo total dos bens vendidos/((Estoque inicial + Estoque final)/2)
2. Baixa de estoque
Refere-se aos produtos que são completamente retirados do estoque, e ajuda a saber quais itens são lucrativos e quais estão gerando custos de retenção excessivos.
A baixa de estoque é identificada pelo valor em dinheiro do item retirado.
3. Cálculo da redução do preço
Estima o nível de estoque com a maior precisão possível, pois é a diferença entre o estoque teórico (estoque inicial + entrada de mercadorias - vendas) e o estoque real.
O resultado está relacionado com o volume de negócio e é multiplicado por 100 para se obter uma taxa de redução de preço, que representa as perdas.
4. Custos de retenção
Permite analisar os custos de manutenção de estoques, ou seja, o armazenamento dos itens e a gestão em um armazém. Pode incluir o valor do espaço, da mão-de-obra e do equipamento necessário. Todos os diferentes custos são somados para obter este KPI e o resultado ajuda a avaliar as opções para maximizar ou minimizar o espaço de inventário.
5. Taxa de retenção de estoque
É calculada dividindo o custo de armazenamento pelo valor médio do estoque, durante um determinado período, e oferece uma porcentagem do que um determinado valor de estoque custa para a empresa.
6. Inventário Médio
Mostra o custo médio dos itens em estoque durante um período e ajuda a ver as quantidades usuais de um produto no armazém e a velocidade em que é vendido. Estar ciente das mudanças neste indicador permite prevenir possíveis problemas com as vendas e compras. Pode ser calculado assim:
(Inventário inicial + Inventário final)/Número de meses no período contábil
7. Taxa de ocupação do armazém
Este KPI ajuda a avaliar o espaço restante para adicionar novos produtos ao estoque. O cálculo é o seguinte:
(quantidade média armazenada / capacidade do armazém em quantidade) x 100.
8. Prazo médio de estocagem
É o tempo que leva para produzir ou comprar itens e vendê-los aos clientes, e pode ser calculado usando a seguinte fórmula:
(Estoque/Custo de Vendas) * 365 dias
9. Custo médio da operação
É obtido dividindo o custo médio das operações realizadas no armazém pelo número de operações, e permite visualizar o custo de cada passo na entrega e saída de estoque, na preparação de pedidos, etc.
Ao fazer a análise de inventário, as empresas podem gerir seu estoque de forma mais eficiente e supervisionar a sua rentabilidade.
Por fim, deve-se lembrar que o fato de que uma empresa possa se tornar uma fonte confiável de produtos para os clientes depende muito da gestão adequada do inventário.
Este blog foi publicado em 26 Outubro 2021 e otimizado em 20 de setembro de 2022.
