A fim de garantir um processo rentável na cadeia logística e de suprimentos de sua empresa, é importante que você acompanhe os diferentes KPIs que o ajudam a tomar decisões apropriadas e a otimizar seus processos.
A mensuração dos resultados em todas as tarefas e processos de uma organização permite detectar pontos fortes que merecem ser replicados e pontos fracos que apresentam oportunidades de melhora.
Existem indicadores de desempenho padronizados em logística que ajudarão você a mensurar o funcionamento dos processos de armazenamento e distribuição.
Sua finalidade é capturar informações com valor quantitativo e qualitativo que permitam avaliar a produtividade de seus funcionários e a eficácia de seus processos para avaliar se seus objetivos estão sendo cumpridos ou não.
O controle logístico implica estabelecer metas alcançáveis e segui-las para tomar decisões apropriadas e avançar em um processo de melhoria contínua.
Características dos indicadores
Os indicadores de desempenho logístico devem apresentar certas características para fornecer informações valiosas:
- Ser coerente com a missão, visão, objetivos, estratégias que determinam a competitividade da sua empresa.
- Foco em ações que orientam os funcionários para um melhor desempenho de suas tarefas.
- Ser fácil de entender, os KPIs complexos não representam necessariamente um resultado efetivo.
- Apresentar informações relevantes para tomada de decisão e planejamento estratégico da empresa.
- Seguir os padrões da indústria para fazer uma comparação com os concorrentes.
Objetivos
Os KPIs variam dependendo da etapa medida no processo logístico, mas seus objetivos são os mesmos:
- Promover a qualidade, eliminando erros.
- Reduzir custos e otimizar recursos visando aumentar a rentabilidade da empresa.
- Melhorar a produtividade dos funcionários envolvidos.
- Ter informações de todo processo em tempo real para prever falhas e tomar decisões corretivas adequadas.
Fases do processo logístico
As etapas do processo logístico que você deve medir e controlar para obter a otimização são:
- Abastecimento
- Inventário
- Distribuição
- Transporte
- Gerenciamento de Pedidos
KPI de Abastecimento
Ter os insumos necessários dentro do prazo é essencial para o bom desempenho do seu processo de produção, por isso você deve avaliar o serviço prestado pelos seus fornecedores de acordo com estes indicadores:
- Custo médio de pedidos. Cada um dos seus pedidos tem um custo interno que varia dependendo do tipo de produto ou destino da remessa. Ao saber quanto custa um pedido em média, você saberá a margem de lucro obtida.
- Prazo médio de pagamento. O prazo que seus fornecedores lhe dão para pagamento ajuda a determinar o prazo que você dá aos seus clientes para não afetar seu fluxo de caixa.
- Lead Time. É o tempo que o seu fornecedor leva entre o seu pedido de compra até a entrega do produto na sua produção.
- Cumprimento de prazos. É importante monitorar a conformidade tanto na entrega de pedidos pelo fornecedor quanto no pagamento de faturas por você.
- Porcentagem de erros no faturamento. A falha no preenchimento e detalhamento dos dados da fatura são erros comuns, detectá-los ajudará a eliminá-los. Uma boa prática é utilizar sistemas faturamento.
KPI de Inventário
O controle de estoque é importante para saber o que é, o que está faltando e o que sobra para reduzir custos desnecessários que afetam a lucratividade. As métricas para isso são:
- Giro de estoque de produtos acabados. Tome cuidado para que o nível de produção corresponda à demanda e não haja falta, tão pouco excesso de estoque.
- Giro de estoque de matérias-primas. Ter os suprimentos necessários dentro do prazo de produção é tão importante quanto não os acumular para não gerar despesas e custos extras.
- Erros de previsão de demanda. Um deles é, por exemplo, pedir suprimentos para mercadorias que não são vendidas; é necessário analisá-los para que eles não se repitam.
- Giro de estoque de matéria prima. Refere-se à quantidade de demanda solicitada por um consumidor ou cliente que não tenha sido atendida devido à falta de estoque suficiente para atendê-lo. Identifique as causas e melhore seu planejamento.
KPI de Distribuição
A gestão de armazém afeta os custos e a produtividade, por isso é necessário prestar atenção aos seguintes parâmetros de medição:
- Unidades processadas por m2. É calculado dividindo as unidades que foram processadas em um determinado período entre o espaço utilizado do armazém.
- Produtividade no volume movimentado. Ao conhecer o volume de produto manuseado por cada hora trabalhada, você saberá a eficiência de seus funcionários.
- Porcentagem de utilização de espaço. Tem a ver, entre outras coisas, com a falta de espaço para acomodar os insumos ou os produtos acabados. É importante levar em conta o espaço disponível antes de fazer novos pedidos.
KPI de Transporte
A otimização no gerenciamento de sua frota representa redução de custos e melhorias na qualidade do serviço ao cliente final. A automação das tarefas ajudará você a acompanhar esses KPIs:
- Custo médio de transporte. O consumo de combustível, a manutenção das unidades, o planejamento de rotas, o estilo de condução de seus motoristas, seus salários e despesas de viagem afetam o custo das viagens.
- Custo por quilômetro. O custo obtido com o cálculo anterior deve ser dividido pelos quilômetros percorridos por cada veículo.
- Envio dos pedidos. Mantenha um registro das remessas realizadas, das pendentes e terá um controle mais preciso.
- Embarques não planejados e urgentes. O acompanhamento desses tipos de remessas ajudará você a identificar tendências e prepará-lo adequadamente.
- Entregas no prazo. O cumprimento do prazo de entrega afeta diretamente a perspectiva que o seu cliente tem sobre a qualidade do seu serviço. Quando esse KPI não é alcançado, você deve identificar a causa e implementar soluções.
- Mix de carga. O volume transportado por cada veículo determinará se a viagem é lucrativa. Para saber se o transporte de mercadorias está em números positivos, você precisa saber a quantidade mínima de produtos por veículo.
- Utilização do transporte. Basta dividir os custos de transporte entre a quantidade total da carga distribuída.
KPI de Gerenciamento de Pedidos
Neste aspecto, devemos considerar tanto o tempo que leva para preparar uma ordem de compra quanto a qualidade da entrega, ou seja, que ela é feita em tempo hábil. Use esses KPIs para medi-lo:
- Entregas perfeitas. Analisar os fatores que influenciaram seus cases de sucesso ajudará você a replicá-los.
- Entregas atrasadas. Monitorar o percentual de entregas que não foram feitas no prazo é o indicador que soará o alarme para intervir com ações corretivas.
- Entregas completas. Refere-se ao pedido que chega completo e sem avarias. Além disso, a análise deste indicador alertará você em tempo hábil sobre falhas no processo.
- Erros na documentação e faturas. Falhas no processamento de um pedido podem acontecer e alterar o processo de sua preparação e entrega. Evite-os com um software de automação.
- Custo médio do gerenciamento de pedidos. Calcular o custo de cada fase do processo, desde a recepção do pedido até a entrega, oferece uma média de custos que você deve incluir em seu planejamento financeiro.
- Tempo do ciclo de pedido. Você deve medir o tempo médio necessário para preparar e concluir um pedido.
KPI de Qualidade
Não basta avaliar somente os aspectos quantitativos, você também deve medir a qualidade do serviço fornecido ao cliente. Para isso, confira indicadores úteis:
- Porcentagem de entregas com problemas. Determine quais são e como resolvê-los.
- Porcentagem de problemas em cada fase. Identifique o estágio em que você tem mais falhas, faça alterações e melhore.
- Porcentagem de entregas certificadas. As entregas completas, no prazo, com mercadorias em perfeitas condições e a documentação exata, lhe darão um parâmetro de qualidade ao qual você deve sempre aspirar.
- Opinião do cliente. O objetivo final será sempre a satisfação do cliente, sabendo que sua opinião validará seu processo logístico ou alertará sobre o que você deve melhorar.
Analise todo o seu processo de logística e determine quais tarefas e ações devem ser medidas e como.
Após estabelecer seus KPIs, faça um acompanhamento para detectar melhorias e tomar decisões em tempo hábil para que sua produtividade e lucratividade não sejam afetadas.
Na Solistica, acreditamos firmemente que definir metas e medir o desempenho é a chave para alcançar a excelência. Por esse motivo, estabelecemos um Sistema de Indicadores (SIN) no qual registramos os resultados mais importantes para os processos logísticos, tais como: entregas, tempo de trânsito, cronograma de embarque, produtividade dos veículos da frota, eficiência de combustível, Emissões de CO2 / km, etc., incluindo também sua análise quando não atende as metas definidas pela empresa. Através do seu Sistema de Ações Preventivas e Corretivas, as causas de não-conformidades são analisadas e as soluções são estabelecidas para prevenir a recorrência.
Procure o aconselhamento de um especialista para criar ou otimizar os KPIs do seu processo logístico.
