Los KPI más importantes en logística [Infografía]

Para que garantices un proceso rentable en la logística y cadena de suministro de tu empresa es importante que des seguimiento a distintos KPI que ayuden a tomar decisiones oportunas y a optimizar tus procesos.

Medir resultados en todas las tareas y procesos de una organización permite detectar fortalezas que merecen ser replicadas y debilidades que ofrecen áreas de oportunidad para mejorar.

Existen indicadores de desempeño en logística estandarizados que te ayudarán a medir el funcionamiento de los procesos de almacenamiento y distribución.

Su propósito es capturar información con valor cuantitativo y cualitativo que permita evaluar la productividad de tus empleados y la eficacia de tus procesos para medir si tus objetivos se están cumpliendo o no.

El control logístico implica establecer metas alcanzables y darles seguimiento para tomar decisiones oportunas y avanzar en un proceso de mejora continua.

Características de los indicadores

Los indicadores de desempeño logísticos deben cumplir con ciertas características para aportar información de valor:

• Ser congruentes con la misión, visión, las metas estratégicas y los elementos que determinan la competitividad de tu empresa.
• Centrarse en acciones realizables que orienten a los empleados hacia un mejor desempeño de sus tareas.
• Ser accesibles y fácil de comprender, KPI complejos no necesariamente representan un resultado eficaz.
• Mostrar información relevante para la toma de decisiones y la planificación estratégica de la empresa.
• Apegarse a los estándares de la industria para poder realizar un comparativo con competidores.

Sus objetivos

Los KPI varían dependiendo de la etapa que miden en el proceso logístico, pero sus objetivos son los mismos:

• Impulsar la calidad del mismo eliminando los errores.
• Reducir los costos y optimizar el uso de los recursos a fin de elevar la rentabilidad de la empresa.
• Mejorar la productividad de los empleados involucrados.
• Tener información en tiempo real de todo el proceso para predecir problemas a tiempo y tomar decisiones correctivas oportunas.

Fases del proceso logístico

Las etapas del proceso logístico que debes medir y controlar para alcanzar la optimización son:

• Abastecimiento
• Inventario
• Distribución
• Transporte
• Gestión de pedidos

En esta infografía se mencionan los principales KPI de cada fase, los cuales explicaremos más ampliamente a continuación:

KPI de abastecimiento 

Contar con los insumos necesarios a tiempo es esencial para el buen desempeño de tu proceso productivo, por lo que debes evaluar el servicio que te prestan tus proveedores según estos indicadores:

• Costo medio de pedidos. Cada uno de tus pedidos tiene un costo interno que variará dependiendo del tipo de producto o del destino de envío. Al saber cuánto te cuesta un pedido en promedio, conocerás el margen de beneficio que obtienes.
• Plazo medio de pago. Conocer el tiempo que te conceden tus proveedores para pagar te ayuda a determinar cuánto tiempo puedes conceder a tus clientes para no afectar tu flujo de efectivo.
• Lead time. Es el tiempo en que tu proveedor tarda en resurtir tus órdenes de compra y que la entrega sea oportuna en tu proceso productivo.
• Cumplimiento de plazos. Es importante dar seguimiento al cumplimiento tanto en las entregas de pedidos por parte de tu proveedor como en los pagos de facturas por tu parte.
• Porcentaje de errores en la facturación. No llenar correctamente los datos en la factura o no detallar bien el concepto facturado son errores humanos comunes, detectarlos ayudará a eliminarlos, una buena idea es recurrir a los sistemas automatización de facturas para estas y otras fallas.

KPI de inventario

El control de inventario es importante para saber qué hay, qué falta y qué sobra con el fin de ahorrar en costos innecesarios que afecten a la rentabilidad. Las métricas a seguir son:

• Rotación de inventario de productos terminados. Cuida que el nivel de producción corresponda a la demanda para que no haya escasez, pero tampoco exceso de inventario.
• Rotación de inventario de materias primas. Tener los insumos necesarios a tiempo para no afectar la producción es tan importante como no acumularlos para no generar gastos y costos extra.
• Errores de previsión de demanda. Uno de ellos es, por ejemplo, pedir insumos para mercancía que no se vende; es necesario analizarlos para que no se repitan.
• Rotura de stock de materia prima. Se refiere a la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente que no haya sido satisfecha por ausencia de stock suficiente para atenderla. Busca determina las causas y mejorar tu planeación.

KPI de distribución

La gestión del almacén incide en los costos y en la productividad, por este motivo es necesario poner atención en los siguientes parámetros de medición:

• Unidades procesadas por m². Se calcula dividiendo las unidades que se hayan procesado en un lapso determinado entre el espacio utilizable del almacén.
• Productividad en volumen movido. Al saber cuál es el volumen de producto manejado por cada hora laborada, conocerás la eficiencia de tus empleados.
• Porcentaje de utilización de espacio. Tiene que ver entre otras cosas con la falta de espacio dónde acomodar los insumos o los productos terminados; es importante tomar en cuenta el espacio disponible antes de hacer nuevos pedidos.

KPI de transporte

La optimización en la gestión de tu flota representa ahorros de costos y mejoras en la calidad del servicio al cliente final. La automatización de las tareas te ayudará a dar seguimiento a estos KPI: 

• Costo medio del transporte. El consumo de combustible, el mantenimiento de las unidades, la planeación de rutas, el estilo de manejo de tus conductores, sus salarios y los viáticos inciden en el costo de los trayectos.
• Costo por kilómetro. El costo que obtengas con el cálculo anterior debes dividirlo entre los kilómetros recorridos por cada vehículo.
• Envíos por pedidos. Llevar un registro de los envíos realizados y aquellos que están pendientes te ayudará a tener un control más preciso.
• Envíos no planificados y urgentes. Dar seguimiento a este tipo de envíos te servirá para identificar tendencias y prepararte adecuadamente.
• Entregas a tiempo. El cumplimiento en las entregas a tiempo incide directamente en la perspectiva que tiene tu cliente sobre la calidad de tu servicio. Cuando este KPI no se logra debes determinar la causa y prever soluciones.
• Mix de carga. El volumen que transporta cada vehículo determinará si el trayecto resulta rentable. Para conocer si el transporte de mercancías está en números positivos, necesitas conocer el mínimo de unidades de producto por carga vehicular.
• Utilización de transporte. Basta dividir los costos de transporte entre el valor de la carga total distribuida.

KPI de gestión de pedidos

En este aspecto se debe considerar tanto el tiempo que lleva preparar una orden de compra como la calidad de la entrega, es decir que se realice en tiempo y forma. Utiliza estos KPI para medirlo: 

• Entregas perfectas. Analizar los factores que influyeron en tus casos de éxito te servirá para replicarlos.
• Entregas a destiempo. Dar seguimiento al porcentaje de entregas que no se realizaron a tiempo es el indicador que hará sonar la alarma para intervenir con acciones correctivas.
• Entregas completas. Se refiere a que el pedido llegue sin faltantes y en buenas condiciones al cliente. También, el análisis de este indicador te alertará oportunamente sobre fallas en el proceso.
• Errores en documentación y facturas. Las fallas al procesar un pedido pueden suceder y alterar el proceso de su preparación y entrega. Evítalas con un software que automatice estas tareas.
• Costo medio de gestión de pedidos. Cuantificar el costo de cada fase del proceso, desde la recepción del pedido hasta la entrega, te ofrece un promedio de costos que debes incluir en tu planeación financiera.
• Tiempo del ciclo de pedidos. Debes tener medido el tiempo promedio que lleva preparar y completar un pedido.

KPI de calidad

No basta con evaluar los aspectos cuantitativos, también debes medir la calidad del servicio que prestas al cliente. Para ello son útiles estos indicadores:

• Porcentaje de entregas con problemas. Determina cuáles son y cómo remediarlos.
• Porcentaje de problemas en cada fase. Identifica la etapa en que tienes más fallas para hacer cambios y mejorar.
• Porcentaje de entregas certificadas. Las entregas completas, a tiempo, con mercancías en perfectas condiciones y la documentación exacta te darán un parámetro de calidad al que siempre debes aspirar.
• Opiniones de clientes. El objetivo final siempre será la satisfacción del cliente, conocer su opinión validará tu proceso logístico o te alertará de lo que debes mejorar.

Analiza todo tu proceso logístico y determina qué tareas y acciones se deben medir y cómo.

Una vez que establezcas tus KPI dales seguimiento puntual para detectar fallas oportunamente y tomar decisiones a tiempo para que no se vea afectada tu productividad y rentabilidad.

En Solistica creemos firmemente que definir metas y medir el desempeño es pieza clave para lograr la excelencia; por ello hemos establecido un Sistema de Indicadores (SIN) en el que registramos los resultados de los indicadores más importantes para los procesos logísticos como: entregas, tiempo de tránsito, programa de embarques, productividad de los vehículos de una flota, rendimiento de combustible, emisiones de CO₂/Km, etc., incluyendo también su análisis al no cumplir con las metas definidas por la empresa. 

Por medio de su Sistema de Acciones Preventivas y Correctivas se analizan las causas raíces de no conformidades y se establecen soluciones para evitar su recurrencia.

Busca la asesoría profesional de un experto para crear u optimizar los KPI de tu proceso logístico.

* Este articulo fue originalmente publicado el 18 de julio de 2018 y modificado el 10 de mayo de 2020.