Todo lo que debes saber para optimizar las costos logísticos de tu empresa

Uno de los errores más comunes de las compañías es que no consideran las operaciones logísticas como parte de las decisiones estratégicas del negocio, por lo que no las empatan con los objetivos comerciales ni desarrollan índices para medir los costos que éstas generan.

Según el estudio Logistics Cost and Services realizado por Establish, una firma de consultoría especializada en logística, en México el costo logístico de los productos representa del 20 al 30 por ciento del costo total de la mercancía en el país, y en algunos casos puede llegar al 50 por ciento debido a ineficiencias, como trámites aduaneros y puntos intermodales.

La poca visibilidad en los gastos y la falta de planeación financiera provocan que las compañías gasten de más y no puedan ahorrar ni invertir. Además, el auge del comercio electrónico y la situación económica mundial las están orillando a buscar soluciones de ahorro —cada vez mejores, y a menor costo— que encajen en su modelo de negocio, el de sus proveedores y el de sus clientes.

A pesar de que algunas compañías intentan reducir sus costos logísticos con recortes de personal (lo cual es una estrategia equivocada), existen métodos más efectivos para lograrlo, como la optimización de inventario, redes de envío y procesos, así como mejores relaciones con proveedores y socios.

Implementar tecnología en los procesos logísticos ayuda a hacer más eficientes los procesos y a reducir gastos; no obstante, crear una cultura consciente de los recursos es vital para lograr una verdadera optimización de costos.

A continuación se presentan 22 consejos que ayudarán a disminuir los costos de una manera más inteligente y sustentable:

En cuestiones de tecnología:

Gracias a tecnologías como el big data, los proveedores pueden proporcionar trazabilidad a sus clientes y reducir sus costos, ya que para competir en línea debe aumentar su capacidad y calidad y hacer más eficiente su cadena de suministro.

Contar con el historial de circulación del producto es beneficioso comercial y legalmente—al evitar productos en mal estado— y, además, se le puede ofrecer como valor agregado al cliente. Llevar este control mediante una plataforma digital especial evitará hacer gastos innecesarios en producción y resurtido de mercancía.

Los niveles de inventario incorrectos pueden hacer que parezca que se tiene más mercancía que la que realmente se poseen o a tener excesos que se vuelven obsoletos. Llevar un seguimiento de los niveles de inventario impedirá que esto suceda y, por ende, se disminuirán los costos. A través de un software de administración de almacén (WMS, por sus siglas en inglés) se pueden rastrear los movimientos y relacionar los productos con la información de venta para hacer pronósticos más precisos.

Seleccionar el transporte mediante un TMS (4/22)

Analizar los diferentes medios de transporte, así como las opciones intermodal o multimodal y el tipo de carga —completa o consolidada— puede generar grandes ahorros. Para esto, un sistema de administración de transporte (TMS, por sus siglas en inglés) ayuda a considerar factores como distancia, volumen de envíos, precios, etc. Por otro lado, contemplar modalidades alternas, como motocicletas y bicicletas, también puede ser una estrategia rentable.

Conectar los sistemas de venta e inventario ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre la demanda y la fijación de precios y promociones. Para las compañías que no cuentan con recursos para implementar sistemas o llevar a cabo una integración, se recomienda la contratación de un 3PL que cuente con experiencia, infraestructura y tecnología para hacerlo.

Usar tecnologías portables (6/22)

La posibilidad de comunicarse con los colaboradores desde cualquier lugar mejora la productividad, y eso se ve reflejado en los costos operativos. Innovaciones cómo el voice picking permiten a los operarios preparar los pedidos mediante instrucciones por medio de un auricular, lo que les brinda mayor libertad de movimiento.

En cuestión administrativas y de procesos:

Saber en dónde se están gastando los recursos posibilitará ordenar los excedentes. Algunos sistemas de control centralizan la información y generar una sola factura lo que agiliza los procesos administrativos. 

La disminución de costos comienza con la separación en fijos y variables. Mientras que estos últimos fluctúan según el volumen (combustible, mano de obra, empaques), los fijos, no lo hacen (renta). Otros gastos, como la electricidad y la administración, pueden ser fijos con componentes variables.

La implementación de indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) asegura la correcta gestión de recursos, mejora la productividad de los colaboradores y disminuye las actividades adicionales y los gastos que éstas generan.

La automatización optimiza los procesos manuales, las tareas repetitivas y los requisitos de personal. Permite revisar la ubicación de los productos y proporciona visibilidad, lo que reduce los costos de recolección y almacenamiento e incrementa los niveles de servicio.

Aplicar modelos avanzados de mejora continua, como las 5S, el lean management, la técnica de cero defectos o el diseño de sub sistemas automáticos puede reducir o eliminar actividades que no generen valor y otros desperdicios.

Programar rutas de entrega inteligentes, que consideren flujos en la región o la posibilidad de aprovecharse para logística inversa o para backhaul dará como resultado ahorros en combustible, recursos y tiempo, además de beneficiar al medio ambiente.

En cuanto a ubicación y espacios:

Más allá de aumentar el espacio físico, se refiere a utilizarlo de forma inteligente, es decir, buscar la mejor distribución que ayude a asegurar y gestionar la mercancía y a pronosticar la demanda. Considerar los espacios verticales y la prevalencia de los palés también son maneras de ahorrar costos en almacén.

Para algunas compañías no es conveniente tener una elevada cantidad de almacenes pues la administración de inventarios se vuelve compleja por la necesidad de transferir las existencias entre ellos. En esos casos es mejor tener centros de distribución en zonas logísticas (ciudades) importantes que brinden servicio a varias zonas.

Analizar las ubicaciones de los proveedores y los clientes potenciales para establecerse es una buena estrategia para reducir los costos y evitar costosas tarifas de envío.

En cuestiones de alianzas:

Formar parte de un grupo de empresas que tiene como objetivo mejorar la competitividad del sector puede generar ahorros en diferentes procesos logísticos. Por ejemplo, al compartir el transporte hacia el mismo destino, se maximiza el espacio y los gastos se dividen.

Una buena idea es construir una red de compradores, que incluya a los clientes y a los proveedores de éstos, para comprar suministros logísticos a un mejor precio. En ocasiones los proveedores absorben los costos directos derivados de actividades logísticas, como la carga de combustible.

Sin duda contratar a una empresa especializada en 3PL como Solistica, que cuente con las últimas tecnologías en software para el control de gastos, reducirá los costos y ayudará a mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos. Al tercerizar sus operaciones logísticas, las compañías ahorran tiempo y dinero al centrarse en tareas más redituables para su negocio.

Se pueden negociar mejores precios cuando existe un único operador logístico (3PL). Las compañías pueden solicitar servicios integrales que abarquen almacenamiento, transportación, distribución y servicios de valor agregado y tener un solo punto de contacto. 

Otras formas:

Pagar productos o servicios requeridos en la operación logística —como combustible, llantas, peajes y seguros— a través métodos de pago con programas de recompensa permite a las compañías intercambiar sus puntos para financiar parcial o totalmente viajes, productos o premios.

Evaluar el desempeño de los equipos que se utilizan en el proceso de almacenamiento, por ejemplo, montacargas, plataformas y bandas transportadoras, permitirá evitar interrupciones futuras o cuellos de botella que provoquen gastos inesperados. 

Cada proceso logístico debe considerar los costos laborales. Crear una cultura centrada en el cliente que incentive a los empleados puede mejorar los costos en general al hacer conciencia sobre la productividad y los desperdicios.

Aunque estos consejos pueden producir ahorros, lo que realmente optimizará los costos será llevar a cabo un plan integral que combine inteligentemente procesos, análisis, tecnología y cultura para simplificar las tareas logísticas y mitigar los riesgos, sin comprometer la calidad de los servicios. De esta manera, será posible mejorar no sólo la rentabilidad, sino también la experiencia del cliente.

Un operador logístico puede convertirse en el mejor aliado financiero y ayudar a incrementar el retorno de inversión al proporcionar soluciones alineadas al negocio y evitar grandes inversiones en infraestructura tecnológica.

Sólo un proveedor logístico capaz de integrar tecnología —sistemas, redes, dispositivos móviles, aplicaciones— y adaptarla a las estrategias de productividad, rentabilidad y eficiencia será el indicado para convertir los datos obtenidos en decisiones informadas e inteligentes, lo que evitará pérdidas, robos y mermas y hará más productivos tus procesos logísticos.

Contacta a los expertos de Solistica, ellos podrán ofrecerte soluciones integrales en logística para optimizar tus costos logísticos. Solicita una cotización personalizada y comienza a transformar tu cadena de suministro.

*Este artículo fue originalmente publicado el 26 de marzo de 2019 y modificado el 13 de marzo de 2022.