Como analisar o desempenho da operação logística? [Infográfico]

A qualidade e a melhoria contínua exigem medir o desempenho da cadeia de abastecimento para confirmar que as operações estejam centradas no cliente e que sejam rentáveis. Através de uma análise de desempenho se avalia a eficiência e a produtividade e se garante a competitividade da companhia.

Todas as atividades que são realizadas ao longo da cadeia de abastecimento são suscetíveis de ser medidas. A função principal desta medição é conhecer o estado atual dos processos e sua evolução para tomar melhores decisões enquanto a eficiência, gastos, tempos e satisfação do cliente.

Para avaliar o rendimento das operações recomenda-se o desenho de indicadores chaves de desempenho (KPI) e o uso de sistemas de administração de bases de dados que busquem o retorno do investimento, ou seja, o quociente entre o resultado do sistema produtivo e logístico, entre a quantidade de recursos utilizados, estabelecendo periodicidades e tempos médios para cada operação.

Além de avaliar nossos processos e estabelecer os indicadores chaves para controlá-los, fazer uma análise de desempenho da companhia permite:

1. Identificar os problemas operativos da companhia e as possíveis soluções.
2. Conhecer o grau de vantagem competitiva no mercado.
3. Cumprir as necessidades dos clientes mediante a diminuição dos tempos de entrega e a otimização do serviço.
4. Melhorar a produtividade e efetividade dos processos e o uso dos recursos.
5. Reduzir os gastos graças a uma maior eficiência nas operações.
6. Fazer benchmarking com outras companhias da indústria.

Passos para medir o desempenho

O plano para medir o desempenho deve-se realizar em curto, médio e longo prazo e deverá considerar principalmente os processos mais relevantes e menos maduros, assim como as operações arbitrárias, empíricas e instáveis. Estes são os passos a seguir:

• Identificar claramente cada processo ou elo da cadeia de abastecimento.

Atualmente os parâmetros de viabilidade dos processos devem ser extensos para conseguir a melhoria contínua e a correta coordenação e monitorização entre as diferentes atividades.

A seguir se apresenta uma tabela com alguns dos indicadores mais utilizados nos processos logísticos mais representativos.

O artigo Os KPI mais importantes na logística, da Solistica, descreve a maioria destes indicadores chaves de desempenho.

• Descrever o objetivo de cada indicador e as variáveis que intervêm em seu cálculo.

Estabelecer o motivo e a utilidade de cada um deles. Algumas variáveis a se considerar são a volatilidade financeira, a volatilidade da demanda, a insegurança, a infraestrutura e a mão de obra, assim como as que cada companhia considere necessárias.

• Coletar o maior número de dados e informação de todos os processos, assim como de onde provêm.

Quando se obtém informação a partir de diferentes pontos de contato em tempo real, se consegue uma maior visibilidade que permite provar diferentes cenários, prever diferentes eventos e indicar medidas preventivas.

• Quantificar e medir as variáveis de cada indicador.

Uma forma de medir a relevância ou o impacto de cada função logística é por sua complexidade e volume de operações. Por exemplo, no caso do abastecimento, quanto maior for o volume de produtos, fornecedores, ordens de compra etc., maior será a complexidade de recursos - tempo, pessoal, tecnologia e capital - que requererá em seu planejamento, execução e controle. Enquanto ao armazenamento, a relevância pode ser marcada pelas políticas de manejo de inventário, o número de pedidos, as unidades de armazenamento etc. Em transporte, a relevância poderia ser determinada pelos pontos de origem e destino e o número de embarques realizados entre outros.

• Estabelecer a infraestrutura e os sistemas que agreguem valor.

Ou seja, o equipamento e a tecnologia que ajudem na execução, automatização e controle dos processos, que ofereçam informação em tempo real e permitam tomar decisões oportunas.

• Comparar cada indicador com o indicador global da companhia e o da concorrência.

É aconselhável designar recursos para avaliar os processos e determinar quão maduros estão. Este nível de maturidade será determinado segundo procedimentos padronizados e estáveis.

• Continuar medindo os indicadores para fazer as mudanças necessárias.

Para garantir a melhoria contínua e a qualidade nos processos é necessário a monitorização permanente dos KPI.

Os sistemas de medição são reunidos e mostram em um quadro de comando ou em relatórios customizados por área integrando os KPI e outros relatórios. Estes formatos devem ser atualizados constantemente para contar com dados verdadeiros que depois poderão ser utilizados em sistemas de inteligência empresarial, que deem como resultado:

• Maior capacidade de análise para medir o desempenho.
• Padrões e tendências identificadas que proporcionem maior agilidade na tomada de decisões.
• Conquista de objetivos táticos e estratégicos da cadeia de abastecimento.

Considerações logísticas de um CEO

A falta de medição das atividades logísticas é uma das barreiras que a alta gerência deve enfrentar, sem ela, se falha ao identificar os principais problemas que se apresentam em toda a cadeia logística, e que prejudicam a competitividade da empresa nos mercados onde atua.

Para que um CEO se envolva assertivamente na administração das atividades logísticas de sua empresa, é importante que considere em sua avaliação de desempenho, as seguintes premissas que regem as atividades logísticas em um contexto de globalização, digitalização e serviço ao cliente.

A operação logística se integra ao desempenho do negócio

Continuar trabalhando sob o modelo tradicional de Referência de Operações de Cadeia de Abastecimento (SCOR) significa que cada área ou departamento segue seus próprios processos de maneira individual seguindo uma sequência linear que muitas vezes faz com que a organização logística funcione de maneira ineficiente com tempos de execução mais longos e uma tomada de decisões desarticulada.

Ao operar de maneira diferente, os dados que cada área gera, desde planejamento, abastecimento, armazém, produção e distribuição estão sujeitos a margem de erro que faz com que a cadeia de abastecimento se espalhe e sofra uma hemorragia de dinheiro.

Contar com métricas permite precisamente relacionar os dados de cada silo ou área da empresa mediante seu processamento em sistemas de informação conectados, permitindo a flexibilidade suficiente para que as decisões sejam tomadas rapidamente para responder às demandas do entorno dinâmico atual.

Neste sentido, a direção deve apostar por terceirizar a gestão da logística sob um novo modelo de operações, integrando, mediante a colaboração de fornecedores logísticos, vários sistemas que dirijam de forma autônoma os dados corretos, para eliminar a margem de erro e aumentar a produtividade e o rendimento.

Os dados são a base para conhecer o desempenho logístico da empresa

Para poder fazer mudanças na logística da empresa é importante identificar de onde a informação a ser avaliada provém e como é que esta flui. Ao reuni-la em tempo real a partir de vários pontos de contato se pode criar uma impressão digital da cadeia logística física para permitir a visualização dos resultados de extremo a extremo.

Desta maneira, o responsável logístico pode provar diferentes cenários, alterando o modelo digital de sua cadeia para planejar e prever diferentes eventos e prescrever medidas preventivas aos desafios que possam se apresentar.

Ao contar com um fornecedor logístico especialista que proporcione uma plataforma de administração da cadeia de abastecimento que se possa integrar sem problemas com os múltiplos sistemas conectados, as empresas terão ferramentas confiáveis para medir pontualmente seu desempenho logístico para aumentar sua capacidade de recuperação e a agilidade de suas atividades logísticas.

Algumas companhias especializadas em logística, como a Solistica, podem ajudar a definir a estratégia para fazer uma análise de desempenho logístico e os benefícios que se podem obter dela.