Para atender contingencias de manera oportuna, las organizaciones deben prever escenarios y prepararse para ellos contando con protocolos y líneas de acción que integren a todos los actores de su red
, y así aumentar sus alternativas para seguir gestionando las operaciones de transporte, almacenamiento, etc.
Siempre es importante identificar previamente las capacidades y ocupación de las operaciones, para tener un control oportuno sobre la capacidad disponible, así como conocer los activos físicos e intelectuales con los que se cuenta a nivel interno y de la red de valor para enfrentar diferentes situaciones, y así reaccionar más rápidamente frente a una contingencia.
Así mismo, ayudará a contemplar riesgos y enlistar posibles alternativas viables de transporte para escenarios que limiten el flujo de carga por vías terrestres, aéreas y fluviales.
También conviene documentar las acciones ejecutadas durante momentos de contingencia, para fortalecer la prevención en base a la experiencia.
Otras acciones recomendadas para momentos de contingencia son:
- Integrar esfuerzos conjuntos, incluyendo a entidades gubernamentales para habilitar alternativas de transporte que funcionen como respaldo. Constituir diferentes comités de gestión es una buena opción. Estos ayudarán a anticipar los impactos de la crisis, establecer lineamientos generales para atenderla, y aprobar temas críticos para la operación y la gente.
- Estructurar procesos administrativos internos para facilitar negociaciones y acuerdos colaborativos para el trabajo conjunto con diferentes actores estratégicos.
- Crear protocolos guía por áreas que flexibilicen las operaciones de ser necesario para enfrentar las crisis.
- Preparar a las áreas de comunicaciones para transmitir las necesidades y consecuencias de los hechos que causan la crisis.
Cómo activar la gestión colaborativa en una contingencia
La acción de arranque debe ser enviar una alerta de contingencia explicando brevemente la situación.
Enseguida, convocar a una primera reunión con los principales actores de la red, ya sean proveedores, operadores logísticos, distribuidores o comerciantes.
En esa primera sesión, debe explicarse la problemática y sus impactos en los clientes; así como generar un espacio de co-creación para implementar iniciativas básicas y rápidas que ayuden a paliar la crisis, y finalmente, acordar una periodicidad de reuniones de control durante la misma.
De acuerdo con las necesidades del momento, se deberá buscar la cooperación de otros actores clave para enfrentar la crisis, por ejemplo, compañías prestadoras de servicios, proveedores, entidades gubernamentales, asociaciones, etc.
Luego, es clave continuar fortaleciendo constantemente dichas relaciones para facilitar la colaboración a nivel sectorial.
Medidas para continuar operando durante la pandemia
En la actual pandemia se están mostrando numerosos ejemplos de planes de gestión de contingencias.
Para que los servicios de logística, maquila, almacén y transporte sigan operando, se ha requerido desde el comienzo de la emergencia global, reforzar y agregar medidas sanitarias, siguiendo las recomendaciones generales de los organismos de salud.
Por ejemplo: se ha reforzado la limpieza constante en bodegas, oficinas, salas y transportes para las actividades dentro de las instalaciones, donde también se ha implementado la toma de temperatura de forma regular y se han instalado dispensadores de gel antibacterial.
La mayoría de las empresas del sector han buscado mudar al modo remoto las reuniones multitudinarias, y ampliar el home office tanto como las actividades de los colaboradores lo permiten, suspendiendo también las capacitaciones presenciales no esenciales.
Del mismo modo, han procurado difundir las medidas obligatorias para el personal, como el lavado de manos, el uso de mascarillas, la distancia social, etc. tanto a través de campañas con apoyo visual como con comunicaciones directas.
En cuanto a los viajes de logística algunas empresas han optado por que al regreso de viajes, los trabajadores y terceros se resguarden en casa e inicien un protocolo antes de regresar a las instalaciones de trabajo.
También se ha buscado reducir el número visitas a las instalaciones de parte de proveedores y clientes a las estrictamente necesarias. Pero, sobre todo, han establecido protocolos de contingencia que ofrecen las guías necesarias para afrontar diferentes escenarios de emergencia.
En el caso de la actual contingencia global, muchas empresas han establecido, por ejemplo, protocolos preventivos, que incluyen la limpieza exhaustiva de áreas de trabajo e informar sobre temas como el estornudo, el saludo y lavado de manos. O protocolos de casos sospechosos para protección de los demás asociados y clientes cuando alguien presente síntomas, protocolos de casos confirmados, sobre todo relativos a los contactos que haya tenido el socio o empleado enfermo, así como protocolos de reingreso de asociados que hayan sido enviados al centro de salud.
En general, está claro que la preparación y el trabajo conjunto generan mejores respuestas ante crisis como la que estamos viviendo hoy en día.
