Para el director de logística de una empresa productora que se encarga de administrar su propio almacén, enfrentarse a un exceso de inventario es un problema común que impacta directamente en los costos y el servicio al cliente.
Se trata de una acumulación de stock más allá de los niveles aceptados u óptimos que generalmente es calculado de una manera muy básica que por lo general no considera importantes elementos de la cadena de producción.
El director de logística es el responsable de establecer niveles equilibrados de stock conforme a la demanda de los clientes para ofrecer un servicio de calidad que ayude a la empresa a mantenerse competitiva.
Se trata de tener disponible para los clientes los productos en el momento en que los pide.
Sin embargo, esta condición de eficacia suele ser mal interpretada, cayendo en un sentido común natural de querer almacenar mercancías de manera desproporcionada.
Por lo general, un almacén excedido es el síntoma de un problema interno en el sistema de logística y producción que muchas veces pasa desapercibido.
De acuerdo a la empresa de consultoría MeetLogistics el nivel de stock es como el caudal de un rio, “cuando una empresa reduce sus niveles (es decir, reduce el nivel del agua), en todo el proceso productivo y/o comercial, y lo hace en gran proporción y de forma continuada, el agua dejará ver las rocas que interfieren en el proceso.
En la decisión de cuánta mercadería almacenar intervienen varios departamentos de la empresa, desde las áreas de compras y de finanzas hasta las de ventas, mercadotecnia y logística, si la comunicación entre ellas no es coordinada o es desarticulada, sucede el efecto del caudal del río.
Problemas ocasionados por el exceso de inventario
• Eleva los costos financieros, pues la inversión se queda en almacén sin generar flujo de efectivo ni rendimientos.
• Incrementa los costos de logística, pues el mantenimiento del almacén genera un gasto en espacio y en mano de obra.
• Produce pérdidas por obsolescencia, ya que no todos los productos tienen el mismo tiempo vida en anaquel, ya sea por fechas de expiración o por caer fuera de temporada.
• Ocupan un espacio en almacén y consumen recursos que podrían dedicarse a productos con mayor demanda, lo cual puede producir el desabastecimiento de estos últimos.
• Altera el nivel de servicio al cliente al ofrecer algo que no requiere de momento (el producto excedente) sin satisfacer realmente algo que sí esté demandando de inmediato.
¿Cómo lograr el inventario correcto?
No hay una fórmula única, depende del sector donde se desempeñe la empresa y la actividad que esta realice.
Sin embargo, en términos generales, se puede mejorar el control de inventario siguiendo estas recomendaciones:
1. Aprovechar la tecnología e implementar un sistema que de forma automática detecte los excesos para ayudar a la toma de decisiones oportunas.
2. Establecer anualmente los objetivos de la empresa en cuanto a adquisiciones, considerando las variables que pueden afectar a la cadena de suministro.
3. Promover la coordinación entre las diferentes áreas del negocio para que haya uniformidad de criterios para las adquisiciones e integración en la búsqueda de soluciones para manejar el exceso de inventario, como planear promociones o en el caso de un retail, negociar con los proveedores la devolución de la mercancía.
4. Evaluar tendencias para adelantarse a la demanda y alcanzar un equilibrio entre el inventario y lo que realmente se vende, sin caer en el desabasto.
En la administración de almacenes hay que estar atentos a los flujos de las mercancías para no provocar un exceso de inventario que eleve los costos y afecte a la rentabilidad de la empresa.
Repasa en esta infografía los siete errores que debes evitar a toda costa para gestionar de manera óptima tu inventario:
Identificar los problemas a tiempo y tomar decisiones oportunas contribuye a evitar ineficiencias que resulten en costos mayores y un estancamiento de tu flujo de efectivo.
Cuando la gestión de inventarios y almacenes en general es un elemento que consume recursos y distrae de la operación del negocio, una decisión inteligente a tomar es subcontratar los servicios de un proveedor de logística que cuente con la experiencia, el conocimiento e incluso la infraestructura y tecnología necesarias para satisfacer esta necesidad de abasto, ligada directamente a la calidad del servicio al cliente que brinda la empresa.
* Este articulo fue originalmente publicado el 03 de julio de 2018 y modificado el 17 de mayo de 2021.
