La gestión de inventarios es uno de los aspectos clave para el éxito de las empresas.
De hecho, las empresas billonarias consideran esta tarea como una prioridad, porque contar con el volumen óptimo de stock (suficiente, pero no excesivo) ayuda a optimizar costos, maximizar la producción y las ventas, a la vez que evita pérdidas debido al exceso o déficit de artículos cruciales.
De ahí que entre los objetivos del análisis de inventario se encuentra reducir el desperdicio, tanto de productos como de dinero, mejorar la gestión de almacenes y minimizar las existencias.
Además, al conocer exactamente cuánto stock se ha vendido y cuáles fueron los beneficios finales, por ejemplo, los propietarios de negocios pueden gestionar mejor su presupuesto y su flujo de caja. El análisis detallado de inventario también permite controlar las existencias en función de la demanda.
Para ello, tanto los procesos de gestión, como el uso de la tecnología y herramientas para automatizarlos son igual de importantes.
Tecnología para el manejo de inventarios
Entre las herramientas tecnológicas de gran utilidad para el sistema de gestión de inventarios se encuentran los software de alerta de restock, que avisan que es tiempo de recolocar cierto producto, cuando éste alcanza determinado nivel de stock; los software de reporte de inventario, que ayudan a crear reportes con todo lo necesario para áreas de logística, ventas, compras, pérdidas, etc; los dashboards (o tableros), software de gestión que muestran gráficos en pantalla y permiten categorizar la información de la forma más conveniente.
Así mismo, se puede utilizar la recolección de data a través del código de barras. El Barcode Data Collection es una de las herramientas más precisas, e incluir escáneres de código de barras en los productos, aumenta la eficacia y precisión al gestionarlos.
KPIs para un mejor control de inventarios
Ahora bien, si nos preguntamos, entre tanta información posible, cuáles son los KPI claves para este análisis, algunos de los más relevantes para conocer el rendimiento general son:
1. Volumen de inventario
Nos dice cuántas veces se vendió y reemplazó un producto durante un periodo, por lo que también servirá para evaluar el rendimiento del producto.
La ratio de rotación de inventario se calcula con la siguiente fórmula:
Costo total de los bienes vendidos/
((Inventario inicial + Inventario final)/2)
2. Cancelación de inventario
Se refiere a los productos que se eliminan completamente del inventario, y ayuda a saber qué artículos son rentables y cuales están generando costos de retención excesivos.
La cancelación de inventario se identifica con el valor en efectivo del artículo retirado.
3. Cálculo de la reducción del precio
Estima el nivel de existencias con la mayor precisión posible, pues es la diferencia entre el stock teórico (stock inicial + entradas de mercancías – ventas) y el stock real.
El resultado se relaciona con el volumen de negocio y se multiplica por 100, para obtener un índice de reducción de precio, que representa las pérdidas.
4. Costos de retención
Permite analizar los costos del mantenimiento de existencias, es decir, el almacenamiento de los artículos y su gestión en un almacén. Puede incluir el precio de los espacios, la mano de obra y el equipo necesarios. Todos los diferentes costos se suman para obtener este KPI, y el resultado ayuda a evaluar opciones para maximizar o minimizar el espacio de inventario.
5. Índice de retención de existencias
Este se calcula dividiendo el costo de almacenamiento por el valor promedio de las existencias, durante un periodo determinado, y proporciona un porcentaje de lo que le cuesta a la empresa un determinado valor de inventario.
6. Inventario Promedio
Muestra el costo medio de los artículos en stock durante un periodo, y ayuda a ver las cantidades habituales de un producto en el almacén y la velocidad a la que se vende. Estar al tanto de los cambios en este indicador permite prevenir posibles problemas con las ventas y compras. Se puede calcular así:
(Inventario inicial + Inventario final)/
Número de meses en el periodo contable
7. Índice de ocupación del almacén
Este KPI ayuda a evaluar el espacio restante para incorporar nuevos productos al stock. El cálculo es el siguiente:
(Cantidad Media Almacenada / Capacidad del Almacén en Cantidad) x 100
8. Promedio de días para vender inventario
Es lo que se tarda en producir o comprar artículos y venderlos a los clientes, y se puede calcular mediante la siguiente fórmula:
(Inventario/Coste de Ventas) x 365 días
9. Costo promedio de la operación
Se obtiene dividiendo el costo promedio de las operaciones realizadas en el almacén por el número de operaciones, y permite visualizar el costo de cada paso en la entrada y salida de existencias, la preparación de pedidos, etc.
Al hacer análisis de inventario, las empresas pueden gestionar más eficientemente sus existencias y supervisar su rentabilidad.
Finalmente, hay que recordar que de la gestión adecuada del inventario depende en gran medida que una empresa puede convertirse en una fuente confiable de productos para los clientes.
*Este blog fue creado el 11 de agosto de 2021 y optimizado el 2 de septiembre de 2022.
