Estrategias para administrar efectivamente un almacén

La administración de un almacén no es una tarea fácil, y menos ahora con la expansión del comercio electrónico que brinda a los clientes la capacidad de comprar las 24 horas, los siete días de la semana, desde cualquier lugar del mundo.

Un almacén va más allá de las estanterías que acumulan y protegen mercancía. Es la garantía que tiene el cliente de que su pedido estará disponible y lo recibirá correctamente.

Todos los eslabones de una cadena de suministro —proveedores de materia prima, fabricantes, distribuidores, minoristas, mayoristas— tienen algo en común: manejan almacenes que necesitan ser administrados y se enfrenta a los mismos retos, generalmente derivados de procesos manuales y sistemas obsoletos, por ejemplo:

• Ubicación inadecuada de la mercancía, lo que provoca la necesidad de más personal y procesos.
• Productos con ciclos de vida cortos que hacen que la planeación de la demanda sea compleja.
• Procesos redundantes para pedidos en línea y en tienda, que resultan en imprecisión en los envíos.
• Uso inadecuado del espacio, que incrementa la inseguridad para el personal y hace necesario un tiempo adicional para completar las órdenes.

Para evitar y hacer frente a estos y otros retos, te presentamos una serie de buenas prácticas llevadas a cabo en compañías a nivel mundial:

Más allá de cuánto espacio se tiene, lo importante es qué tan optimizado está. Para maximizar el espacio es necesario mejorar los sistemas de almacenamiento y los patrones de estanterías y palés, crear rutas de selección predeterminadas y asegurar que se cuenta con el espacio necesario para realizar rápidamente las operaciones. Se recomienda mantener el inventario de gran volumen de venta y de alto movimiento en la parte delantera del almacén para que el personal no pierda tiempo en trasladarse.

Una comunicación efectiva incrementa la productividad. Cuando todos los participantes de la cadena de suministro, sobre todo los departamentos de producción, compras y logística, cuentan con la misma información, se pueden planear y ejecutar los envíos con mayor rapidez y coordinación. Para lograrlo se recomienda usar software especial y plataformas integradas en la nube a la que puedan ingresar los diferentes actores. 

Consiste en eliminar, simplificar y automatizar procedimientos logísticos, sobre todo en la etapa de preparación de pedidos. Para agilizar y estandarizar los procesos se recomienda implementar herramientas tecnológicas como sistemas para la administración de pedidos y herramientas como códigos de barras. 

Cuando las compañías no tienen una visibilidad completa de su inventario, corren el riesgo de pronosticar mal la demanda y quedarse sin mercancía o tener de más, lo que disminuye el flujo de efectivo y aumenta los gastos de almacenaje. De la misma manera, si la información se registra de manera manual, pueden surgir problemas de exactitud. Esto se soluciona con un software de administración en la nube que ayude a crear pedidos precisos y transparentes. Las campañas, promociones y compras de oportunidad son eventos que desestabilizan la logística, y esos sistemas contribuyen a garantizar el abastecimiento a los minoristas.

No colocar los productos en el lugar correcto puede generar acumulación de artículos obsoletos, lo que desacelera las operaciones y aumenta los costos. Es necesario que el personal de almacén conozca a la perfección la ubicación de la mercancía para no retrasar el proceso de carga. Existen varios métodos que pueden ayudar a colocar correctamente la mercancía:

• ABC u 80/20: prioriza los productos con base en la cantidad y el valor que representan. Los artículos de clase A suelen ser el 20 por ciento del inventario, pero su valor llega hasta un 80 por ciento; los artículos clase B representan un 40 por ciento de los artículos, pero tienen un valor de un 15 por ciento; y los artículos de clase C constituyen el 40 por ciento restante, con un valor de un 5 por ciento.
• Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): define los primeros artículos que entrarán al almacén para que sean los primeros en salir a la venta o a producción, lo que evita que los perecederos se caduquen.
• EOQ o Cantidad económica del pedido: determina el monto de pedido que puede reducir mayormente los costos de inventario de acuerdo con la demanda, la frecuencia de uso y el tiempo en que se agotan los productos.
• Conteo cíclico: consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario (muestra) con el fin de que todo haya sido contando al menos una vez en cierto tiempo.
  
  

ser el almacén el último eslabón de la cadena de suministro antes de llegar al cliente, la calidad es vital, por lo que se recomienda establecer los estándares deseados en manuales de procesos y procedimientos, por ejemplo:

• Metodología de las 5s: ayuda a ordenar y limpiar el almacén y eliminar despilfarros.
• Metodología Kaizen: implementación de pequeñas mejoras en los procedimientos de manera continua.
• Filosofía lean: para deshacerse de desperdicios.
• Normas internacionales: NOM e ISO.
  
  

Formar a los colaboradores del departamento de logística es una obligación en cualquier empresa, tanto en temas administrativos y operativos, como en el uso de software especial y herramientas tecnológicas. Contar con un equipo que comparta el mismo objetivo y esté comprometido con conseguirlo, puede hacer la diferencia. La importancia de este rubro ha llevado a universidades, institutos y centros de formación técnica a ofrecer carreras, maestrías y programas de educación continua que generan una mayor profesionalización al adquirir conocimientos y experiencias que les permiten incorporar prácticas de clase mundial, optimizar operaciones y gestionar indicadores.
 

A fin de que las compañías se dediquen exclusivamente a su core business y puedan ser más productivas, es aconsejable que contraten los servicios de empresas especializadas en logística, como Solistica, que ofrecen soluciones operativas y administrativas ad hoc a sus necesidades y agregan valor al cliente, por ejemplo:

• Diseñar y administrar almacenes omnicanal que resguarden el inventario de varios canales.
• Evaluar la eficiencia de los recursos.
• Realizar auditorías operativas de almacén.
• Clasificar o categorizar el inventario.
• Automatizar procesos que resulten en una mayor producción y precisión.
• Determinar la metodología de recolección.
• Mejorar la comunicación entre los departamentos y sistemas al proporcionar información.
• Utilizar equipos y herramientas tecnológicas de alta calidad que generalmente no son adquiridos por algunas compañías por sus altos costos.
• Proporcionar reportes con métricas correctas en tiempo real, que informen los niveles de productividad y costos.
• Minimizar errores como productos mal etiquetados o extraviados y pedidos incompletos o incorrectos.
• Programar mantenimientos.
• Implementar la técnica cross docking.

Estas buenas prácticas pueden ayudar a administrar de mejor manera un almacén; sin embargo, siempre se deben considerar los datos internos y externos a la compañía para poder prevenir interrupciones en la cadena de suministro y pronosticar mejor la demanda.

Los retos en la administración de almacenes pueden ser complejos, por eso es recomendable siempre planear y ejecutar a través de un software de alta capacidad y aprovechar el conocimiento y la experiencia de socios especializados en logística.

* Este articulo fue originalmente publicado el 14 de marzo de 2019 y modificado el 06 de julio de 2021.