La administración del inventario es un proceso que requiere planeación, organización y capacitación. Es así como la consignación hospitalaria surge como alternativa para mejorar la logística de hospitales, clínicas y farmacias.
Manejo de inventario en sector salud
Básicamente las principales tareas relacionadas con el control de inventarios en instituciones de salud son las siguientes:
- Determinar qué y cuánto comprar
- Decidir qué permanecerá en stock
- Retirar del inventario productos dañados o caducados
- Atender la demanda de medicamentos y material quirúrgico
- Vigilar el uso seguro de medicamentos
Por otro lado, algunos de los retos que surgen en la administración de material hospitalario son exceso de inventario diario, falta de sistemas tecnológicos de control de inventarios y rígidas normas de salubridad. Retos que pueden enfrentarse con análisis, planificación y control, algo que incluso puede reducir los costos de la cadena de suministro hasta en 15%.
Inventario en consignación
En el inventario en consignación el proveedor guarda los artículos en un almacén o centro operativo designado por el hospital. Estos productos seguirán siendo propiedad del proveedor hasta que sean utilizados por la institución.
El objetivo del stock en consignación es mejorar el rendimiento de la cadena de suministro, con lo que se obtienen grandes beneficios, por ejemplo:
- Garantía de mayor disponibilidad de productos que naturalmente aumenta la satisfacción del cliente
- Mayor dinamismo en la reposición
- Reducción de costos al optimizar la producción y los recursos humanos
- Menor impacto ambiental al optimizar la transportación y los espacios vacíos
El stock en consignación es una buena opción para el sector salud debido al poco tiempo que tiene el personal para dedicarse a la adquisición de materiales y la realización de pagos. Gracias a la consignación, las instituciones de salud pueden conservar su capital de trabajo y tener productos con alta demanda, especialmente los desechables.
Proceso de inventario en consignación
Para comenzar con la consignación, ambas partes deben conocer sus respectivas tecnologías de suministro y comunicación de datos maestros —sobre el producto y su procedencia—, transaccionales — sobre órdenes de compra y pagos— y de eventos —sobre movimientos.
Diferentes factores determinan las decisiones sobre el inventario a consignar. Por un lado, la fluctuación de la demanda y los diferentes plazos de entrega, que obligan a establecer niveles mínimos de stock. Por otro lado, el costo unitario de productos y de su almacenamiento, así como el espacio disponible, lo que condiciona la cantidad máxima que puede solicitarse.
Existen dos alternativas de reabastecimiento o reposición por consignación:
- Cuando el comprador es el responsable de administrar el inventario en consignación. En este caso el comprador hace un pedido al proveedor, quien responde con un acuse de recibido y la confirmación del pedido. Cuando éste está listo para enviarse, el proveedor manda un aviso de envío.
- Cuando el proveedor es el responsable de administrar el inventario en consignación. En este caso el comprador no hace ningún pedido sino que el proveedor prepara el pedido con base en informes de transferencia de propiedad o del estatus del stock. En esta alternativa el aviso hace referencia al contrato, no al pedido del comprador, ya que no se ha emitido ninguna orden. No obstante, puede haber ocasiones en las que el comprador requiera una reposición adicional. Cuando así sucede el comprador coloca una solicitud de compra.
La factura y el pago se determinan según los artículos utilizados, no los entregados, por lo que los hospitales están obligados a informar regularmente a sus proveedores el estatus del inventario.
Tecnología y consignación
La sincronización de datos entre ambos lados forma parte de los requisitos comerciales ya que se al habilitar sus sistemas, les permite tener la misma información sobre precios, socios, entregas, etc., en todo momento. Para intercambiar esta información de manera eficiente se recomienda la instalación de un sistema de gestión de información de producto (PIM), además de uno de planeación de recursos empresariales (ERP).
En lugar de prever el inventario sólo con historiales de ventas, proporcionar acceso a los datos de la cadena de suministro permitirá a los proveedores hacer pronósticos más precisos gracias al aprendizaje automático que considera factores como ubicación, pacientes, demografía, patrones de ciclo, desempeño médico y más y que permite dar visibilidad en tiempo real para evitar desabastos.
Esta información predictiva permite a las instituciones sólo almacenar los productos necesarios, lo que a su vez reduce la posibilidad de que se caduquen o haya faltantes.
Para poder implementar un proceso de consignación es necesario contar un socio experimentado en la administración de inventarios, que pueda responder ante las altas demandas de pacientes y brinde soporte técnico.
En Solistica estamos conscientes de la importancia de la cadena de suministro en el sector salud, sobre todo en estos momentos. Por eso ofrecemos servicios logísticos especializados para hospitales y farmacias.
