El recuento cíclico o rotativo, representa para muchas empresas, especialmente pequeñas y medianas, una excelente alternativa a los inventarios físicos anuales. Se trata una técnica de arqueo basada en conteos periódicos de grupos de referencias (en lugar de un único inventario anual), que ofrece una vista más precisa y consistente del inventario total, y que al mismo tiempo reduce interrupciones y costos de administración de inventario.
Existen múltiples formas de realizar conteos cíclicos en los almacenes, pero comparten las mismas características básicas, comenzando por su naturaleza, como el nombre lo indica, cíclica. Tres de los más utilizados son:
- El conteo cíclico ABC: Se basa en el principio de Pareto, según el cual, el 20% de las referencias supone el 80% de las ventas. En base a esto, se asigna una categoría rotación a cada referencia según su frecuencia de venta.
- El conteo cíclico de grupo: suele usarse cuando una empresa o almacén implanta el inventario cíclico por primera vez. Se eligen unos SKUs, que serán inventariados varias veces durante un periodo corto. Para localizar errores de conteo y mejorar la agilidad del proceso.
- El conteo cíclico aleatorio: en caso de que no existan características relevantes que hagan una diferencia, se crean los grupos de aleatoriamente.
Un conteo continuo y cíclico
Un recuento cíclico implica, claro, registrar los productos en un ciclo en el que se contarán a intervalos regulares. Sin embargo, a diferencia de un inventario anual que implica detener todo lo que está haciendo para contar cada producto a la vez, el conteo cíclico divide el inventario en partes manejables que se pueden ir haciendo cada día, semana y mes, y al terminar, comienza un nuevo ciclo.
Un conteo capaz de ser específico y de priorizar
Un problema importante y común que las empresas tienen con los inventarios anuales se origina en la gran brecha en los datos que hay de un año a otro, y que con frecuencia resulta en pérdidas inesperadas y discrepancias, especialmente en artículos de alto valor porque nadie los registra entre recuentos.
Sin embargo, el recuento cíclico permite dividir los artículos en grupos, de acuerdo con su valor y prioridad para la empresa. Los criterios para establecer los grupos de referencias a contar pueden ser el de su índice de rotación, tamaño, tipo de referencia, etc. Así, por ejemplo, los más preciados, si se quiere, se pueden contar con más frecuencia que los de bajo valor. De este modo, se limita mucho el espacio para discrepancias y se evita que se acumulen en el tiempo y se salgan de control.
Un conteo escalable
Lógicamente, los inventarios físicos anuales se van volviendo más difíciles de manejar a medida que el negocio se expande, y pausar las operaciones para realizar el recuento, no es una opción rentable, por lo que muchas empresas contratan ayuda adicional solo para esto. Pero si lo dividimos en ciclos más pequeños y manejables, la empresa podrá expandirse a su ritmo sin estancarse o entrar en crisis cuando toca hacer inventario.
Un conteo en manos especializadas
Para hacer inventario físico anual, la mayoría de las empresas echan mano de todo su personal y otras tareas deben pasar a segundo plano, sin contar que no todos los miembros de la organización tendrán la paciencia o la habilidad para contar con precisión, generando confusión y re trabajo.
Mientras que, al hacer conteo cíclico, se puede tener un equipo capacitado en el arte de contar, encargado de hacerlo todos los días de la semana, y pueden ofrecer resultados consistentes día tras día.
Otras ventajas frente al conteo anual o semestral
Comparado con estas opciones, el conteo cíclico también tiene las ventajas de que reduce el riesgo de roturas de stock, garantiza un mayor conocimiento de las referencias almacenadas, agiliza la detección y retirada de artículos defectuosos o dañados, y facilita la detección de errores y descuadres entre el sistema ERP y el sistema de gestión del almacén real.
De modo que, aunque pareciera a primera instancia que se agrega más trabajo, en realidad, se simplifica.
