A administração do inventário é um processo que requer planejamento, organização e capacitação. É assim como a consignação hospitalar surge como uma alternativa para melhorar a logística de hospitais, clínicas e farmácias.
Gestão de inventário no setor saúde
Basicamente, as principais tarefas relacionadas ao controle de inventário nas instituições de saúde são as seguintes:
- Determinar o que e quanto comprar
- Decidir o que permanecerá em estoque
- Retirar do inventário produtos danificados ou vencidos
- Atender a demanda de medicamentos e material cirúrgico
- Vigiar o uso seguro de medicamentos
Por outro lado, alguns dos desafios que surgem na administração de material hospitalar são o excesso de inventário diário, a falta de sistemas tecnológicos de controle de inventários e as normas rígidas de salubridade. Desafios que podem ser enfrentados com análise, planejamento e controle, algo que pode até reduzir os custos da cadeia de suprimento em até 15%.
Inventário em consignação
No inventário em consignação o fornecedor guarda os itens em um armazém ou centro operacional designado pelo hospital. Estes produtos permanecerão de propriedade do fornecedor até serem utilizados pela instituição.
O objetivo do estoque em consignação é melhorar o rendimento da cadeia de suprimentos, com o que se obtém grandes benefícios, por exemplo:
- Garantia de maior disponibilidade de produtos o que naturalmente aumenta a satisfação do cliente
- Maior dinamismo na reposição
- Redução de custos ao otimizar a produção e os recursos humanos
- Menos impacto ambiental, otimizando transporte e espaços vazios
O estoque em consignação é uma boa opção para o setor saúde devido ao pouco tempo que o pessoal têm para se dedicar à aquisição de materiais e a realização de pagamentos. Graças à consignação, as instituições de saúde podem conservar seu capital de trabalho e ter produtos com alta demanda, especialmente os descartáveis.
Processo de inventário em consignação
Para começar com a consignação, ambas as partes devem conhecer suas respectivas tecnologias de fornecimento e comunicação de dados mestres -sobre o produto e sua procedência-, transacionais - sobre pedidos de compra e pagamentos- e de eventos- sobre movimentos.
Diferentes fatores determinam as decisões sobre o inventário a consignar. Por um lado, a flutuação da demanda e os diferentes prazos de entrega, que obrigam a estabelecer níveis mínimos de estoque. Por outro lado, o custo unitário dos produtos e seu armazenamento, bem como o espaço disponível, o que determina a quantidade máxima que pode ser solicitada.
Existem duas alternativas para reabastecimento ou reposição por consignação:
- Quando o comprador é o responsável por administrar o inventário em consignação. Neste caso o comprador faz um pedido ao fornecedor, que responde com um aviso de recebimento e a confirmação do pedido. Quando este estiver pronto para ser enviado, o fornecedor envia um aviso de envio.
- Quando o fornecedor é o responsável por administrar o inventário em consignação. Neste caso, o comprador não faz nenhum pedido, mas o fornecedor prepara o pedido com base em relatórios de transferência de propriedade ou no status do Nesta alternativa, o aviso refere-se ao contrato, não ao pedido do comprador, já que nenhum pedido foi emitido. No entanto, pode haver ocasiões em que o produto adquirido requer uma reposição adicional. Quando isso acontece, o comprador faz uma solicitação de compra.
A fatura e o pagamento são determinados de acordo com os itens utilizados, não os entregues, razão pela que os hospitais são obrigados a informar regularmente o status de inventário para seus fornecedores.
Tecnologia e consignação
A sincronização de dados entre ambos os lados faz parte dos requisitos comerciais já que habilitar seus sistemas, permite-lhes ter a mesma informação sobre preços, parceiros, entregas etc., a todo momento. Para trocar esta informação de maneira eficiente recomenda-se a instalação de um sistema de gestão de informação de produto (PIM), além de um de planejamento de recursos empresariais (ERP).
Em vez de prever o inventário apenas com históricos de vendas, fornecer acesso aos dados da cadeia de suprimentos permitirá que os fornecedores façam previsões mais precisas graças ao aprendizado automático que considera fatores como localização, pacientes, demografia, padrões de ciclo, desempenho médico e muito mais, e que permite visibilidade em tempo real para evitar faltas.
Esta informação preditiva permite que as instituições armazenem apenas os produtos necessários, o que reduz a possibilidade de que vençam ou de que faltem.
Para poder implementar um processo de consignação é necessário contar com um parceiro experiente na administração de inventários, que possa responder às altas demandas de pacientes e ofereça suporte técnico.
Na Solistica, estamos cientes da importância da cadeia de suprimentos no setor saúde, especialmente nestes momentos. Por isso oferecemos serviços logísticos especializados para hospitais e farmácias.
