Para atender as contingências de maneira oportuna, as organizações devem prever cenários e se preparar para eles, tendo protocolos e linhas de ação que integrem todos os atores da sua rede, aumentando assim as alternativas para continuar gerenciando suas operações de transporte, armazenamento, etc.
É sempre importante identificar previamente as capacidades e ocupação das operações, para ter um controle oportuno sobre a capacidade disponível, bem como conhecer os ativos físicos e intelectuais disponíveis internamente e da rede de valor para enfrentar diferentes situações, e assim reagir mais rapidamente diante de uma contingência.
Da mesma forma, ajudará a considerar riscos e listar possíveis alternativas viáveis de transporte para cenários que limitem o fluxo de carga por vias terrestres, aéreas e fluviais.
Também convém documentar as ações executadas durante momentos de contingência, para fortalecer a prevenção com base na experiência.
Outras ações recomendadas para momentos de contingência são:
- Integrar esforços conjuntos, incluindo entidades governamentais para
habilitar alternativas de transporte que funcionem como apoio. Constituir diferentes comitês de gestão é uma boa opção. Estes ajudarão a antecipar os impactos da crise, estabelecer diretrizes gerais para enfrentá-la e aprovar questões críticas para a operação e as pessoas.
- Estruturar processos administrativos internos para facilitar negociações e acordos colaborativos para o trabalho conjunto com diferentes atores estratégicos.
- Criar protocolos de orientação por áreas que flexibilizem as operações, se necessário, para enfrentar as crises.
- Preparar as áreas de comunicações para transmitir as necessidades e
consequências dos fatos que causam a crise.
Como ativar a gestão colaborativa em uma contingência
A ação inicial deve ser enviar um alerta de contingência que explique brevemente a situação.
Em seguida, convocar uma primeira reunião com os principais atores da rede, sejam
fornecedores, operadores logísticos, distribuidores ou comerciantes.
Nesta primeira sessão, o problema e seus impactos sobre os clientes devem ser explicados, bem como um espaço para co-criação deve ser criado para implementar iniciativas básicas e rápidas que ajudem a atenuar a crise, e finalmente, uma periodicidade de reuniões de controle deve ser acordada durante a mesma.
De acordo com as necessidades do momento, se deverá buscar a cooperação
de outros atores-chave para enfrentar a crise, por exemplo, companhias prestadoras de
serviços, fornecedores, entidades governamentais, associações, etc.
Então, é essencial continuar fortalecendo constantemente tais relações para facilitar a colaboração no setor.
A pandemia e as medidas para manter operações
Numerosos exemplos de planos de gestão de contingências estão sendo demonstrados na atual pandemia.
Para que os serviços de logística, maquila, armazém e transporte continuassem operando, foi necessário, desde o início da emergência global, reforçar e adicionar medidas sanitárias, seguindo as recomendações dos órgãos de saúde.
Por exemplo: a limpeza constante dos depósitos, escritórios, salas e transporte para as atividades dentro das instalações foi reforçada, também foi implementada a medição de temperatura com regularidade e foram instalados dispensadores de álcool gel.
A maioria das empresas do setor buscou mudar grandes reuniões para o modo remoto, e estender o home office até onde as atividades dos colaboradores permitem, suspendendo também os treinamentos presenciais não essenciais.
Da mesma forma, procuraram divulgar as medidas obrigatórias para o pessoal, como a lavagem das mãos, o uso de máscaras, o distanciamento social, etc. tanto por meio de campanhas com apoio visual como com comunicações diretas.
Em relação às viagens de logística, algumas empresas optaram que na volta das viagens, os trabalhadores e terceirizados fiquem em casa e comecem um protocolo antes de retornar às instalações de trabalho.
Também buscou-se reduzir as visitas de fornecedores e clientes nas instalações ao estritamente necessário.
Mas, principalmente, foram estabelecidos protocolos de contingência que oferecem as orientações necessárias para enfrentar diferentes cenários de emergência.
No caso da atual contingência global, muitas empresas estabeleceram, por exemplo, protocolos de prevenção, que incluem a limpeza completa das áreas de trabalho e informar sobre questões como o espirro, os cumprimentos e a lavagem de mãos. Ou protocolos de casos suspeitos para a proteção dos outros associados e clientes quando alguém apresentar sintomas, protocolos de casos confirmados, principalmente relacionados aos contatos que o sócio ou empregado doente tenha tido, bem como protocolos de retorno de associados que tenham sido mandados ao centro de saúde.
Em geral, é claro que a preparação e o trabalho conjunto geram melhores respostas face a crises como a que estamos vivendo hoje.
