Estratégias para administrar efetivamente um armazém

A administração de um armazém não é uma tarefa fácil, e menos agora com a expansão do comércio eletrônico que oferece aos clientes a capacidade de comprar nas 24 horas do dia, nos sete dias da semana, desde qualquer lugar do mundo.

Um armazém vai além das prateleiras que acumulam e protegem mercadoria. É a garantia que o cliente tem que seu pedido estará disponível e o receberá corretamente.

Todos os elos de uma cadeia de abastecimento -fornecedores de matéria prima, fabricantes, distribuidores, varejistas, atacadistas- têm algo em comum: manejam armazéns que necessitam ser administrados e enfrentam os mesmos desafios, geralmente derivados de processos manuais e sistemas obsoletos, por exemplo:

• Localização inadequada da mercadoria, o que provoca a necessidade de mais pessoal e processos.
• Produtos com ciclos de vida curtos que fazem com que o planejamento da demanda seja complexa.
• Processos redundantes para pedidos online e em loja, que resultam em imprecisão nos envios.
• Uso inadequado do espaço, que aumenta a insegurança para o pessoal e torna necessário um tempo adicional para completar os pedidos.

Para evitar e enfrentar estes e outros desafios, apresentamos a você uma série de boas práticas realizadas em companhias a nível mundial:

1. Gerenciar os espaços corretamente

Além de quanto espaço se tem, o importante é quão otimizado está. Para maximizar o espaço é necessário melhorar os sistemas de armazenamento e os padrões de estantes e pallets, criar rotas de seleção pré-determinadas e garantir que se conta com o espaço necessário para realizar as operações rapidamente. Recomenda-se manter o inventário de grande volume de venda e de alto movimento na parte da frente do armazém para que o pessoal não perca tempo em se locomover.

2. Implementar uma comunicação efetiva

Uma comunicação efetiva aumenta a produtividade. Quando todos os participantes da cadeia de abastecimento, sobretudo os departamentos de produção, compras e logística, contam com a mesma informação, pode-se planejar e executar os envios com maior rapidez e coordenação. Para conseguir isto recomenda-se usar software especial e plataformas integradas na nuvem na que os diferentes atores possam ingressar. 

3. Otimizar os processos

Consiste em eliminar, simplificar e automatizar procedimentos logísticos, sobretudo na etapa de preparação de pedidos. Para agilizar e padronizar os processos recomenda-se implementar ferramentas tecnológicas como sistemas para a administração de pedidos e ferramentas como códigos de barras.

4. Prever a demanda oportunamente

Quando as companhias não têm uma visibilidade completa de seu inventário, correm o risco de prognosticar mal a demanda e ficar sem mercadoria ou ter demais, o que diminui o fluxo de efetivo e aumenta os gastos de armazenamento. Da mesma maneira, se a informação for registrada de maneira manual, podem surgir problemas de exatidão. Isto é solucionado com um software de administração na nuvem que ajude a criar pedidos precisos e transparentes. As companhas, promoções e compras de oportunidade são eventos que desestabilizam a logística, e esses sistemas contribuem para garantir o abastecimento aos varejistas.

5. Localizar o inventário apropriadamente

Não colocar os produtos no lugar correto pode gerar acúmulo de artigos obsoletos, o que desacelera as operações e aumenta os custos. É necessário que o pessoal de armazém conheça perfeitamente a localização da mercadoria para não atrasar o processo de carga. Existem vários métodos que podem ajudar a colocar a mercadoria corretamente:

• ABC ou 80/20: prioriza os produtos com base na quantidade e o valor que representam. Os artigos de classe A costumam ser 20 porcento do inventário, mas seu valor chega até 80 porcento; os artigos classe B representam 40 porcento dos artigos, mas têm um valor de 15 porcento; e os artigos de classe C constituem os 40 porcento restantes, com um valor de 5 porcento.
• Primeiras entradas, primeiras saídas (PEPS): define os primeiros artigos que entrarão no armazém para que sejam os primeiros a sair para a venda ou produção, o que evita que os perecíveis vençam.
• EOQ ou Quantidade econômica do pedido: determina a quantia de pedido que pode reduzir em grande parte os custos de inventário de acordo com a demanda, a frequência de uso e o tempo em que os produtos se esgotam.
• Contagem cíclica: consiste na recontagem frequente de uma parte do inventário (amostra) com o fim de que tudo tenha sido contado pelo menos uma vez em certo tempo.

6. Estabelecer um verdadeiro controle de qualidade

Ao ser o armazém o último elo da cadeia de abastecimento antes de chegar ao cliente, a qualidade é vital, razão pela que se recomenda estabelecer os padrões desejados em manuais de processos e procedimentos, por exemplo:

• Metodologia dos 5s: ajuda a ordenar e limpar o armazém e eliminar esbanjamentos.
• Metodologia Kaizen: implementação de pequenas melhorias nos procedimentos de maneira contínua.
• Filosofia lean: para se desfazer de desperdícios.
• Normas internacionais: NOM e ISO.

7. Capacitar a equipe

Formar os colaboradores do departamento de logística é uma obrigação em qualquer empresa, tanto em temas administrativos e operativos, quanto no uso de software especial e ferramentas tecnológicas. Contar com uma equipe que compartilhe o mesmo objetivo e esteja comprometida em consegui-lo, pode fazer a diferença. A importância deste conceito levou universidades, institutos e centros de formação técnica a oferecer cursos acadêmicos, mestrados e programas de educação contínua que geram uma maior profissionalização ao adquirir conhecimentos e experiências que lhes permitem incorporar práticas de classe mundial, otimizar operações e gerenciar indicadores.

8. Aliar-se com parceiros estratégicos

A fim de que as companhias se dediquem exclusivamente a seu core business e possam ser mais produtivas, é aconselhável que contratem os serviços de empresas especializadas em logística, como a Solistica, que oferecem soluções operativas e administrativas ad hoc para suas necessidades e agregam valor ao cliente, por exemplo:

• Desenhar e administrar armazéns omnicanal que resguardem o inventário de vários canais.
• Avaliar a eficiência dos recursos.
• Realizar auditorias operativas de armazém.
• Classificar ou categorizar o inventário.
• Automatizar processos que resultem em uma maior produção e precisão.
• Determinar a metodologia de coleta.
• Melhorar a comunicação entre os departamentos e sistemas ao proporcionar informação.
• Utilizar equipamentos e ferramentas tecnológicas de alta qualidade que geralmente não são adquiridos por algumas companhias por seus altos custos.
• Proporcionar relatórios com métricas corretas em tempo real, que informem os níveis de produtividade e custos.
• Minimizar erros como produtos mal etiquetados ou extraviados e pedidos incompletos ou incorretos.
• Programar manutenções.
• Implementar a técnica cross docking. 

Estas boas práticas podem ajudar a administrar um armazém de uma maneira melhor; no entanto, sempre devem-se considerar os dados internos e externos à companhia para poder prevenir interrupções na cadeia de abastecimento e prognosticar melhor a demanda.

Os desafios na administração de armazéns podem ser complexos, por isso é recomendável sempre planejar e executar através de um software de alta capacidade e aproveitar o conhecimento e a experiência de parceiros especializados em logística.