Como objetivo logístico, contar com um inventário saudável é possível mediante a implementação de métodos de avaliação e sistemas de controle.
Um nível otimizado de inventário na empresa significa contar com as mercadorias que o cliente demanda ou os insumos necessários para a produção quando estes forem necessários, sem encher o armazém com produtos ou matérias primas de baixa rotatividade que representem um investimento improdutivo.
Ter um bom controle de inventários gera, então, benefícios tangíveis e intangíveis. Por um lado, são tomadas decisões inteligentes na gestão dos recursos e, por outro, se garante a satisfação do cliente.
Sistemas de inventários
O sistema mais conveniente para controlar inventários dependerá do tipo de negócio da empresa e seu planejamento estratégico, no entanto, sua escolha baseia-se na frequência com que seja necessário realizar inventários:
- Sistema perpétuo. É realizado mediante o registro constante de entradas e saídas, o que permite saber a todo momento que quantidade de insumos ou produtos para venda há no armazém.
- Sistema periódico. A recontagem de mercadorias é realizada ocasionalmente, em regular ao terminar um exercício econômico. Pode ser realizada, inclusive, várias vezes ao ano. Tem como inconveniente que ao realizá-lo se paralisam as atividades do negócio.
Indicadores e modelos de controle
Para ter o controle de inventários de maneira adequada é necessário conhecer quais são as demandas da produção ou dos clientes, e definir que quantidade de insumos ou mercadorias deve-se ter disponíveis para não deter operações.
Alguns indicadores e modelos que permitem ter um controle de inventários otimizado são:
- Indicador: Ponto de reabastecimento. É determinar quando é necessário fazer um novo pedido de acordo com o tempo que levará para o fornecedor suprir para que se mantenha o nível de inventário adequado. A fórmula é multiplicar a demanda diária pelo tempo que a entrega irá demorar.
- Indicador: Nível mínimo de inventário. É a quantidade mínima necessária de produtos em armazém para seguir operando com normalidade. Aproximar-se a esse nível mínimo deve fazer soar os alertas para gerar um pedido de reabastecimento. Seu cálculo baseia-se em diminuir do ponto de reabastecimento a cifra resultante de multiplicar a quantidade de unidades que são demandadas em média a cada dia pelo tempo médio que leva entregar ao cliente.
- Modelo: Quantidade Econômica de Pedido. Conhecido em inglês como Economic Order Quantity ou EOQ, tenta estabelecer qual será o pedido exato e o momento de compra exato que permitirá reduzir os custos ao máximo. Para isso, estuda diferentes variáveis que de forma matemática permitem conhecer a quantidade exata dos pedidos.
- Modelo: Inventário justo a tempo. Sua finalidade é manter a menor quantidade de inventário para reduzir custos de seu manejo, mas sem afetar as operações.
Métodos de avaliação
A razão de ser da administração de inventários é o controle de custos, os quais repercutem no preço final do produto da empresa e, por tanto, em sua competitividade.
Você pode determinar o custo de seu inventário mediante um destes métodos de avaliação:
- Avaliação por identificação específica. Baseia-se no registro do custo de aquisição de cada produto que forma o inventário. A soma dos preços de todos os produtos, dará o valor total de inventário.
- Primeiras Entradas, Primeiras Saídas. Conhecido pela sigla PEPS (ou FIFO, em inglês), avalia o inventário considerando que os primeiros insumos ao entrar no estoque são os primeiros a sair, ou seja, quando se realiza uma venda, os artigos ou produtos que estão há mais tempo no armazém são os entregues.
- Últimas Entradas, Primeiras Saídas. Identifica-se com a sigla UEPS (ou LIFO, em inglês) e registra como preço o custo dos últimos produtos a entrar no armazém que serão os primeiros a ser utilizados ou entregues. Este método considera o custo mais atual dos produtos para fazer o cálculo.
- Custo médio. Para obtê-lo calcula-se a média do custo de produtos semelhantes ainda que tenham sido adquiridos a diferentes preços. Assim que somados os custos se dividem entre o número de produtos.
Vantagens de uma boa gestão
Ter um controle eficiente do inventário e administrar um armazém são duas atividades que geralmente caminham de mãos dadas. Gerenciá-las adequadamente manifesta-se na empresa com benefícios como:
Evitar desabastecimentos que alterem o ritmo de produção ou que impeçam de cumprir os pedidos a tempo. Trata-se de aplicar a logística "just in time", ou justo a tempo, em sua cadeia de abastecimento, de maneira que você conte com os insumos ou produtos terminados no momento e lugar adequados, reduzindo custos e garantindo uma resposta mais rápida aos clientes.
- Responder oportunamente às flutuações próprias das temporadas de maior demanda. Adiantar-se às tendências e picos de demanda evitará ter que negar o produto ao cliente, algo que diminuiria as vendas e lucros e afetaria sua reputação.
- Contar a tempo com o reabastecimento necessário considerando distâncias, atrasos e dificuldades que poderiam obstruir as entregas. Em uma época na que o e-commerce está acostumando os clientes finais a receber seus pedidos no dia seguinte, ou inclusive em questão de horas, garantir que se têm os produtos necessários para a produção ou a venda direta ao público requer de planejamento e previsão na gestão de seu inventário.
- Avaliar corretamente o custo-benefício de compras atacadistas para aproveitar descontos. As economias geradas em compras deste tipo podem desaparecer frente aos custos totais que administrar um armazém representa, que vão desde o uso do espaço até a folha de pagamento do pessoal.
- Reduzir custos operativos por transporte e armazenamento. Uma boa gestão de inventários permite planejar corretamente a compra dos insumos necessários de acordo com a demanda do mercado, e a gestão dos produtos terminados durante seu armazenamento e transporte.
Por um lado, se se pede menos matéria prima para a produção seriam gerados pedidos extraordinários; pelo outro, solicitar mais que o planejado poderia resultar em mercadoria subutilizada até sua transformação em outros processos produtivos, ambos os cenários ocasionam custos não considerados no planejamento financeiro inicial, mesmos que são subtraídos das receitas.
- Gerenciar adequadamente a vida em estante das mercadorias para garantir sua qualidade e vigência. Isto considera o deterioramento próprio das mercadorias ou seu vencimento, a demanda de acordo com as temporadas ou as estratégias comerciais de promoção.
- Detectar faltantes que poderiam significar roubos ou inconsistências nas entregas. Esta gestão melhora com o uso da tecnologia, como sistemas de etiquetas RFID, leitores de identificação por radiofrequência e software de controle para conhecer exatamente as entradas e saídas do armazém.
- Evitar reduções por dano ou desperdício de produtos. Um armazém bem gerenciado conta com precisão o que há e o que se usa, e também tem um registro de qual é o manejo e uso que se dá aos produtos. O cuidado que se tenha na manipulação do inventário deve estar estabelecido dentro das políticas e procedimentos do armazém.
Manter um nível otimizado de inventários, assim como controlar os custos de armazém e distribuição, ajuda a competitividade do processo logístico de sua empresa. Na Solistica garantimos as necessidades de nossos clientes mediante a experiência de nossa gente, infraestrutura de primeiro nível, processos, tecnologia e atenção integrais que nos permitem oferecer o melhor desempenho em armazenamento.
