Além de receber e transportar mercadorias, a administração de armazéns inclui o planejamento do armazenamento, o abastecimento e o controle do inventário. Buscar novas e melhores formas de gerenciar o armazém pode reduzir custos, economizar tempo e aumentar os ingressos e a satisfação do cliente.

A seguir se apresentam os desafios mais frequentes na administração de inventários e algumas ações que ajudam a resolvê-los para conseguir uma cadeia de suprimento eficiente e confiável:

Excesso de inventário

Em alguns casos, quando se armazena inventário de um só canal, é possível que se ultrapasse o nível aceito, o que ocasiona que a mercadoria acumulada gere mais um gasto do que um ingresso. Utilizar armazéns omnicanal - ao invés de armazéns separados por canal - ajuda a reduzir o inventário total na cadeia de suprimento, oferece maior visibilidade da disponibilidade e simplifica a preparação de pedidos e a logística inversa.

Falta de espaço

O problema de não contar com espaço suficiente é que a mercadoria irá se acumulando de uma maneira inadequada, o que pode produzir acidentes profissionais, perda de tempo em encontrar os produtos e que estes percam sua qualidade. Para aproveitar o lugar que se tem disponível, deve-se melhorar os sistemas de armazenamento, as rotas de seleção pré-determinada e os desenhos de planogramas de espaços e estantes, sobretudo na área de recebimento. Maximizar o espaço vertical aumenta a eficiência das operações de coleta e embalagem e reduz os custos operativos e de inventário.

Pouca rastreabilidade e conectividade

Graças à tecnologia atualmente se pode saber quem fabricou a matéria prima, quem a transportou, em que lote e quando, assim como o resto das etapas e seus responsáveis. O inconveniente surge quando se tem que registrar cada passo na cadeia, além de obter e reunir os dados para aproveitá-los. Este problema pode derivar em uma perda de controle das mercadorias e da continuidade do abastecimento. No entanto, graças a novos softwares, aplicativos e ferramentas, a conectividade dentro e fora do armazém pode ser maximizada e ajudar no planejamento e execução da cadeia de suprimento. A integração dos sistemas de recuperação e armazenamento (AS/RS) e o de administração de armazém (WMS) torna muito mais simples e transparente o processo de cumprimento de pedidos.

Excesso de procedimentos

Este problema abrange desde operações extras, como retrabalhos, reprocessos e manejos desnecessários derivados de defeitos, superprodução ou insuficiência. Ao apagar passos desnecessários ou obsoletos, os processos se tornam ágeis e rápidos e a experiência do cliente, os ingressos e as margens são melhorados.

Incorreta administração do tempo

Este problema pode melhorar consideravelmente ao se otimizar a preparação dos pedidos e a localização do inventário. Não conhecer com precisão a localização dos produtos repercute nos prazos de execução e atrasa toda a cadeia de suprimento. Algumas ferramentas de automatização, como a tecnologia de códigos de barras, as etiquetas RFID e os sistemas de administração de pedidos, oferecem informação sobre inventários e localizações em tempo real para evitar repetir atividades e reduzem consideravelmente os prazos de execução.

Inventário e abastecimentos inexatos

Ter mercadoria a mais ou a menos pode se converter em um problema, pois, no final isto se traduz em gastos de armazenamento ou em vendas perdidas. Para inconvenientes derivados de um registro manual incorreto e da falta de rastreamento da mercadoria, recomenda-se um software de administração de inventários que ajude a criar abastecimentos precisos e transparentes e para que as notas fiscais coincidam com as ordens de compra.

Atrasos na coleta

Para otimizar o processo de coleta e de logística inversa recomenda-se evitar inserir os SKU de maneira manual e, no seu lugar, usar scanners que ajudem a obter uma leitura atualizada do inventário. Através de um sistema de administração de armazéns, se pode planejar rotas de coleta mais eficientes que deem como resultado prazos de resposta mais curtos e maior produtividade dos colaboradores.

Produtos danificados

Quando se danifica um artigo se gera um custo nas operações de armazenamento. Para evitá-lo aconselha-se utilizar pallets que possam ser empilhados, carregados e envolvidos. Da mesma maneira, contar com instalações seguras, iluminadas e limpas não apenas protege os colaboradores, como também a mercadoria.

Não estar preparados diante da demanda

Fatores internos e externos, como as temporadas, o clima e a economia, contribuem para a volatilidade da demanda. Contar com informação oportuna pode ajudar a prever corretamente a demanda e evitar assim excesso de inventário, que gere gastos de armazenamento, ou falta de inventário, que produza vendas perdidas.

Problemas de capital humano

A falta de formação e integração dos empregados pode atrasar toda a cadeia, torná-la ineficiente e gerar gastos por retrabalhos. Os colaboradores que integram o departamento de logística e os que estão relacionados com este devem ser constantemente capacitados em administração de armazéns e seus indicadores chave de desempenho (KPI) devem refletir e avaliar sua produtividade ao longo da cadeia de suprimento.

Boas práticas

Dada a importância da cadeia de suprimento na experiência do cliente, existem algumas atividades recomendadas para melhorar a administração e a operação de armazéns:

• Desenhar um programa de cumprimento de fornecedores melhora a relação entre uma companhia e seus fornecedores em relação à gestão de produtos e tempos de transporte.
• Estabelecer um programa de notificações eletrônicas simplifica as operações em armazém, o planejamento da mão de obra e a satisfação do cliente.
• Fazer continuamente ciclos de contagem de inventário ao invés de uma contagem regular torna eficiente a medição do inventário e evita interromper ou deter as operações.
• Utilizar a técnica de cross docking permite que a mercadoria seja transportada diretamente desde a fábrica do fornecedor até o cliente sem armazenamento, o que ajuda a otimizar os prazos.
• Implementar o dynamic slotting torna possível mudar continuamente a localização dos produtos dentro do armazém de acordo com a demanda.

Cada companhia tem suas próprias necessidades em relação a logística, mas definitivamente a automatização de processos é de grande ajuda para resolver os problemas no armazém e ter uma correta administração deste. Da mesma maneira, aplicar técnicas de melhoria contínua não apenas ajudará a corrigir os erros quando aconteçam como também a investigar as causas e fazer as mudanças necessárias para evitá-los novamente.

Existem empresas especializadas em logística, como a Solistica, que são especialistas em armazenamento e podem ajudar com a automatização de processos logísticos e a administração de armazéns. Estão tão imersas em temas relacionados com armazém e distribuição, que também podem dar recomendações para tomar decisões de maneira informada e fazer da cadeia de suprimento uma vantagem competitiva.