Cómo llevar el control de un inventario

Como objetivo logístico, contar con un inventario saludable es posible mediante la implementación de métodos de valuación y sistemas de control.

Un nivel óptimo de inventario en la empresa significa contar con las mercancías que demanda el cliente o los insumos requeridos para la producción cuando se necesitan, sin llenar el almacén con productos o materias primas de baja rotación que representen una inversión improductiva. 

Llevar un buen control de inventarios genera, entonces, beneficios tangibles e intangibles. Por un lado, se toman decisiones inteligentes en la gestión de los recursos y, por otro, se garantiza la satisfacción del cliente.

Sistemas de inventarios

El sistema más conveniente para controlar inventarios dependerá del giro de la empresa y su planeación estratégica, sin embargo, su elección se basa en la frecuencia con que sea necesario realizar inventarios:

• Sistema perpetuo. Se lleva a cabo mediante el registro constante de entradas y salidas, lo cual permite saber en todo momento qué cantidad de insumos o productos para venta se tienen en almacén.

• Sistema periódico. El recuento de mercancías se realiza ocasionalmente, por lo regular al terminar un ejercicio económico. Puede realizarse incluso varias veces al año. Tiene como inconveniente que al realizarlo se paralizan las actividades del negocio.

Indicadores y modelos de control

Para llevar el control de inventarios de manera adecuada es necesario conocer cuáles son las demandas de la producción o de los clientes, y definir qué cantidad de insumos o mercancías se deben tener disponibles para no detener operaciones.

Algunos indicadores y modelos que permiten llevar un control de inventarios óptimo son:

• Indicador: Punto de reabastecimiento. Es determinar cuándo es necesario hacer un nuevo pedido de acuerdo con el tiempo que llevará al proveedor surtirlo para que mantener el nivel de inventario adecuado. La fórmula es multiplicar la demanda diaria por el tiempo que tardará la entrega.

• Indicador: Nivel mínimo de inventario. Es la cantidad mínima necesaria de productos en almacén para seguir operando con normalidad. Acercarse a ese nivel mínimo debe hacer sonar las alertas para generar un pedido de resurtido. Su cálculo se basa en restar al punto de reabastecimiento la cifra resultante de multiplicar la cantidad de unidades que se demandan en promedio cada día por el tiempo promedio que lleva entregar al cliente.

• Modelo: Cantidad Económica de Pedido. Conocido en inglés como Economic Order Quantity o EOQ, intenta establecer cuál será el pedido exacto y el momento de compra exacto que permitirá reducir al máximo los costes. Para ello, estudia diferentes variables que de forma matemática le permiten conocer la cantidad exacta de los pedidos.

• Modelo: Inventario justo a tiempo. Su finalidad es mantener la menor cantidad de inventario para reducir costos de su manejo, pero sin afectar las operaciones.

Métodos de valuación

La razón de ser de la administración de inventarios es el control de costos, los cuales repercuten en el precio final del producto de la empresa y, por tanto, en su competitividad.

Puedes determinar el costo de tu inventario mediante uno de estos métodos de valuación:

• Valoración por identificación específica. Se basa en el registro del costo de adquisición de cada producto que conforma el inventario. La suma de los precios de todos los productos, dará el valor total de inventario.

• Primeras Entradas, Primeras Salidas. Conocido por la sigla PEPS (o FIFO, en inglés), valora el inventario considerando que los primeros insumos al ingresar al stock son los primeros en salir, es decir, cuando se realiza una venta, los artículos o productos que están hace más tiempo en el almacén son los entregados.

• Ultimas Entradas, Primeras Salidas. Se identifica con la sigla UEPS (o LIFO, en inglés) y registra como precio el costo de los últimos productos en entrar al almacén que serán los primeros en ser utilizados o entregados. Este método considera el costo más actual de los productos para hacer el cálculo.

• Costo promedio.Para obtenerlo se calcula el promedio del costo de productos similares aun cuando se hayan adquirido a distintos precios. Una vez sumados los costos se dividen entre el número de productos.

Ventajas de una buena gestión

Llevar un control eficiente del inventario y administrar un almacén son dos actividades que usualmente van de la mano. Gestionarlas adecuadamente se manifiesta en la empresa con beneficios como:

Evitar desabastos que alteren el ritmo de producción o que impidan cumplir con los pedidos a tiempo. Se trata de aplicar la logística “just in time”, o justo a tiempo, en tu cadena de suministro, de manera que cuentes con los insumos o productos terminados en el momento y lugar adecuados, reduciendo costos y garantizando una respuesta más rápida a los clientes.

• Responder oportunamente a las fluctuaciones propias de las temporadas de mayor demanda. Adelantarse a las tendencias y picos de demanda evitará tener que negar el producto al cliente, algo que mermaría las ventas y ganancias y haría mella en tu reputación.

• Contar a tiempo con el reabastecimiento necesario considerando distancias, demoras y dificultades que pudieran entorpecer las entregas. En una época en la que el e-commerce está acostumbrando a los clientes finales a recibir sus pedidos al día siguiente, o incluso en cuestión de horas, garantizar que se tienen los productos requeridos para la producción o la venta directa al público requiere de planeación y previsión en el manejo de tu inventario.

• Evaluar correctamente el costo-beneficio de compras mayoristas para aprovechar descuentos. Los ahorros generados en compras de este tipo pueden desaparecen de frente a los costos totales que representa administrar un almacén, que van desde el uso del espacio hasta la nómina del personal.

• Reducir costos operativos por transporte y almacenamiento. Una buena gestión de inventarios permite planear correctamente la compra de los insumos necesarios de acuerdo a la demanda del mercado, y el manejo de los productos terminados durante su almacenamiento y transportación.

Por un lado, si se pide menos materia prima para la producción se generarán pedidos extraordinarios; por el otro, solicitar más de lo planeado podría resultar en mercancía subutilizada hasta su transformación en otros procesos productivos, ambos escenarios ocasionan costos no considerandos en la planeación financiera inicial, mismos que se restarían de las utilidades.

• Gestionar adecuadamente la vida en estante de las mercancías para garantizar su calidad y vigencia. Esto considera el deterioro propio de las mercancías o su caducidad, la demanda de acuerdo a las temporadas o las estrategias comerciales de promoción.

• Detectar faltantes que pudieran significar robos o inconsistencias en las entregas. Esta gestión mejora con el uso de la tecnología, como sistemas de etiquetas RFID, lectores de identificación por radiofrecuencia y software de control para conocer exactamente las entradas y salidas del almacén.

• Evitar mermas por daño o desperdicio de productos. Un almacén bien gestionado cuenta con precisión lo que hay y lo que se usa, y también lleva un registro de cuál es el manejo y uso que se le da a los productos. El cuidado que se tenga en la manipulación del inventario debe estar establecida dentro de las políticas y procedimientos del almacén.

Mantener un nivel óptimo de inventarios, así como controlar los costos de almacén y distribución, ayuda a la competitividad del proceso logístico de tu empresa. En Solistica garantizamos las necesidades de nuestros clientes mediante la experiencia de nuestra gente, infraestructura de primer nivel, procesos, tecnología y atención integrales que nos permiten entregar el mejor desempeño en almacenaje.

* Este artículo fue originalmente publicado el 21 de agosto de 2021 y modificado el 10 de febrero de 2022.