La calidad y la mejora continua exigen medir el desempeño de la cadena de suministro para corroborar que las operaciones estén centradas en el cliente y sean rentables. Mediante un análisis de desempeño se evalúa la eficiencia y la productividad y se asegura la competitividad de la compañía.
Todas las actividades que se realizan a lo largo de la cadena de suministro son susceptibles de ser medidas. La función principal de esta medición es conocer el estado actual de los procesos y su evolución para tomar mejores decisiones en cuanto a eficiencia, gastos, tiempos y satisfacción del cliente.
Para evaluar el rendimiento de las operaciones se recomienda el diseño de indicadores claves de desempeño (KPI) y el uso de sistemas de administración de bases de datos que busquen el retorno de la inversión, es decir, el cociente entre el resultado del sistema productivo y logístico, entre la cantidad de recursos utilizados, estableciendo periodicidades y tiempos promedio para cada operación.
Además de evaluar nuestros procesos y establecer los indicadores claves para controlarlos, realizar un análisis de desempeño de la compañía permite:
- Identificar los problemas operativos de la compañía y las posibles soluciones.
- Conocer el grado de ventaja competitiva en el mercado.
- Cumplir las necesidades de los clientes mediante la disminución de los tiempos de entrega y la optimización del servicio.
- Mejorar la productividad y efectividad de los procesos y el uso de los recursos.
- Reducir los gastos gracias a una mayor eficiencia en las operaciones.
- Hacer benchmarking con otras compañías de la industria.
Pasos para medir el desempeño
El plan para medir el desempeño logístico se debe realizar a corto, mediano y largo plazo y deberá considerar principalmente los procesos más relevantes y menos maduros, así como las operaciones arbitrarias, empíricas e inestables. Estos son los pasos a seguir:
1. Identificar claramente cada proceso o eslabón de la cadena de suministro.
Actualmente los parámetros de viabilidad de los procesos deben ser exhaustivos para lograr la mejora continua y la correcta coordinación y monitorización entre las diferentes actividades
A continuación se presenta una tabla con algunos de los indicadores más utilizados en los procesos logísticos más representativos.
El artículo Los KPI más importantes en logística, de Solistica, describe la mayoría de estos indicadores claves de desempeño.
2. Describir el objetivo de cada indicador y las variables que intervienen en su cálculo.
Establecer el motivo y la utilidad de cada uno de ellos. Algunas variables a considerar son la volatilidad financiera, la volatilidad de la demanda, la inseguridad, la infraestructura y la mano de obra, así como las que considere necesarias cada compañía.
3. Recopilar el mayor número de datos e información de todos los procesos, así como de dónde provienen.
Cuando se obtiene información desde diferentes puntos de contacto en tiempo real, se logra una mayor visibilidad que permite probar distintos escenarios, predecir diferentes eventos e indicar medidas preventivas.
4. Cuantificar y medir las variables de cada indicador.
Una forma de medir la relevancia o el impacto de cada función logística es por su complejidad y volumen de operaciones. Por ejemplo, en el caso del abastecimiento, entre mayor sea el volumen de productos, proveedores, órdenes de compra, etc., mayor será la complejidad de recursos —tiempo, personal, tecnología y capital— que requerirá en su planeación, ejecución y control. En cuanto a almacenaje, la relevancia puede ser marcada por las políticas de manejo de inventario, el número de pedidos, las unidades de almacenamiento, etc. En transporte, la relevancia podría ser determinada por los puntos de origen y destino y el número de embarques realizados, entre otros.
5. Establecer la infraestructura y los sistemas que agreguen valor.
Es decir, el equipo y la tecnología que ayuden a la ejecución, automatización y control de los procesos, que brinden información en tiempo real y permitan tomar decisiones oportunas.
6. Comparar cada indicador con el indicador global de la compañía y el de la competencia.
Es aconsejable asignar recursos para evaluar los procesos y determinar qué tan maduros están. Este nivel de madurez será determinado según procedimientos estandarizados y estables.
7. Continuar midiendo los indicadores para hacer los cambios necesarios.
Para asegurar la mejora continua y la calidad en los procesos es necesario la monitorización permanente de los KPI.
Los sistemas de medición se recogen y muestran en un cuadro de mando o en reportes customizados por área integrando los KPI y otros informes. Estos formatos deben actualizarse constantemente para contar con datos veraces que después podrán ser utilizados en sistemas de inteligencia empresarial, que den como resultado:
- Mayor capacidad de análisis para medir el desempeño.
- Patrones y tendencias identificadas que proporcionen mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Logro de objetivos tácticos y estratégicos de la cadena de suministro.
Consideraciones logísticas de un CEO
La falta de medición de las actividades logísticas es una de las barreras que debe afrontar la alta gerencia, sin ella, se falla al identificar los principales problemas que se presentan en toda la cadena logística, y que perjudican la competitividad de la empresa en los mercados donde actúa.
Para que un CEO se involucre asertivamente en la administración de las actividades logísticas de su empresa, es importante que considere en su evaluación de desempeño, las siguientes premisas que rigen las actividades logísticas en un contexto de globalización, digitalización y servicio al cliente.
La operación logística se integra al desempeño del negocio.
Continuar trabajando bajo el modelo tradicional de Referencia de Operaciones de Cadena de Suministro (SCOR) significa que cada área o departamento sigue sus propios procesos de manera individual siguiendo una secuencia linear que muchas veces hace que la organización logística funcione de manera ineficiente con tiempos de ejecución más largos y una toma de decisiones desarticulada.
Al operar de manera diferente, los datos que genera cada área, desde planificación, abastecimiento, almacén, producción y distribución están sujetos a margen de error que hace que la cadena de suministro se alente y sufra una hemorragia de dinero.
Contar con métricas permite precisamente relacionar los datos de cada silo o área de la empresa mediante su procesamiento en sistemas de información conectados, permitiendo la flexibilidad suficiente para que las decisiones se tomen rápidamente para responder a las demandas del entorno actual cambiante.
En este sentido, la dirección debe apostar por tercerizar la gestión de la logística bajo un nuevo modelo de operaciones, integrando, mediante la colaboración de proveedores logísticos, a varios sistemas que dirijan de forma autónoma los datos correctos, para eliminar el margen de error y aumentar la productividad y el rendimiento.
Los datos son la base para conocer el desempeño logístico de la empresa.
Para poder hacer cambios en la logística de la empresa es importante identificar de dónde proviene la información a evaluar y cómo es que ésta fluye. Al reunirla en tiempo real desde varios puntos de contacto se puede crear una huella digital de la cadena logística física para permitir la visualización de los resultados de extremo a extremo.
De esta manera, el responsable logístico puede probar diferentes escenarios, alterando el modelo digital de su cadena para planificar y predecir diferentes eventos y prescribir medidas preventivas a los desafíos que se puedan presentar.
Al contar con un proveedor logístico experto que proporcione una plataforma de administración de la cadena de suministro que se pueda integrar sin problemas con los múltiples sistemas conectados, las empresas tendrán herramientas confiables para medir puntualmente su desempeño logístico para aumentar su capacidad de recuperación y la agilidad de sus actividades logísticas.
Algunas compañías especializadas en logística, como Solistica, pueden ayudar a definir la estrategia para llevar a cabo un análisis de desempeño logístico y los beneficios que de ella se pueden obtener.
* Este articulo fue originalmente publicado el 21 de mayo de 2019 y modificado el 06 de julio de 2021.
