Para lograr una red de suministro sin interrupciones es necesario crear una red colaborativa entre fabricantes, proveedores, operadores y clientes con el fin de optimizar la adquisición de materia prima e incrementar el valor de los productos comercializados.
Tipo de adquisiciones
Según la tradición, el gasto se divide en dos categorías:
- Adquisición directa, gasto directo o costo directo: compra de materias primas, bienes y servicios que apoyan directamente a la fabricación de los productos que ofrece una empresa.
- Adquisición indirecta, gasto indirecto o costo indirecto: compra de bienes y servicios que contribuyen a los costos operativos, de mantenimiento y soporte.
Hasta hace poco la adquisición directa o direct procurement consistía solo en obtener el máximo ahorro en costos con el mínimo riesgo en todos los procesos comerciales. No obstante, el crecimiento de la economía de servicios ha cambiado esa concepción al dirigir el enfoque hacia los servicios y la experiencia del usuario. Ahora el ciclo de vida de las compras directas es más complejo, pues incluye personalizar el inventario, minimizar retrasos, maximizar el costo y optimizar la logística con el fin de obtener mayores márgenes de beneficio, eficiencia y rendimiento.
Actualmente la adquisición directa contempla principalmente estos procesos:
- Administración del inventario: mantener la materia prima en existencia, pero sin excesos que puedan significar pérdidas.
- Manejo de costos: calcular los gastos reales que un proveedor genera al proporcionar la materia prima, y luego compararlos con el precio definido en las cotizaciones.
- Centralización de compras: gracias a los nuevos softwares que utilicen inteligencia artificial y herramientas de automatización, se pueden controlar las adquisiciones y dar mayor visibilidad, a la vez que se mantiene una administración de datos centralizada.
Es así como los equipos de procurement realizan diarimente tareas como las siguientes:
- Contar con datos de buena calidad y cantidad y evitar el retraso en el intercambio de los mismos con el fin de mejorar la capacidad de planeación, ejecución y reacción ante cambios de la demanda.
- Mantener altos niveles de inventario, pero garantizar los suministros adecuados, o bien reducir costos al tener menos inventarios, pero evitar la falta de existencias.
- Lograr un proceso que proporcione continuidad en el suministro y minimice las interrupciones en las operaciones a través de la incorporación de proveedores calificados y capacidad de respuesta a cambios en la oferta o la demanda, regulatorios, políticos o naturales.
- Monitorear los pronósticos de los pedidos a los proveedores, así como evaluar el desempeño de éstos a través de métricas objetivas.
- Integrar, junto con el área de Tecnologías de la Información, los sistemas empresariales para obtener estándares y procesos consistentes.
Tecnologías para la adquisición directa
Los nuevos sistemas de información pueden hacer la diferencia. Gracias a sus algoritmos —basados en inteligencia artificial y aprendizaje automático— generan automatizaciones y análisis prescriptivos que optimizan la adquisición directa.
Para lograr una máxima optimización es recomendable revisar que estas plataformas cuenten con las siguientes capacidades:
- Flujos de previsión, planeación, colaboración, ejecución y entrega de pedidos, los cuales cuenten con alertas para problemas de material y logística.
- Servicio procure-to-pay, que integra las operaciones de compras, logísticas y financieras en un solo entorno, de modo que se lleve el seguimiento de cada pedido de principio a fin, incluyendo gestión de suministros, requisición, abastecimiento, gestión de pedidos, seguimiento logístico, gestión de facturas y alimentación de cuentas por pagar.
- Cáluculo de requisitos netos con precisión en función del inventario disponible, el pedido y la política de reabastecimiento para generar pronósticos exactos.
- Planeación y ejecución de ciclos de producción, en donde los materiales o piezas consumidas se repongan de forma regular según datos en tiempo real.
- Visibilidad en tiempo real de la oferta, la demanda, las capacidades de producción y de transporte, que garantice la capacidad de respuesta y la experiencia del cliente.
- Integración y colaboración con proveedores en tiempo real, que evite interrupciones en la planeación de materiales y logística de transporte entrante, saliente, internacional, nacional y transfronterizo.
- Cancelación y cambio de órdenes de producción y abastecimiento solicitados directamente a los socios de la red.
- Programación de movimiento de mercancía directamente con los transportistas.
- Cancelación automática de pedidos de transporte.
- Consolidación de pedidos de manera automática.
- Asignación de suministro de último minuto para entrega en sitio.
- Detección del impacto ambiental.
La implementación de estos softwares genera grandes beneficios, como un mayor rendimiento de las entregas a tiempo, visibilidad en varios niveles, reducción de la variabilidad de la oferta/demanda, mayores servicios a menor costo, sincronización de sistemas empresariales, visibilidad diaria de la demanda y mayor colaboración.
Sin lugar a dudas, las compañías que cuentan con procesos optimizados de direct procurement logran una red de colaboración sin fricciones que ayuda en gran medida a la toma de decisiones y genera una enorme ventaja competitiva.
En Solistica estamos conscientes de la importancia de las adquisiciones para cualquier industria. Por eso contamos con herramientas tecnológicas de última generación que ayudan a nuestros clientes a optimizar sus procesos de compras, generar ahorros y brindar un mejor servicio.
Este artículo fue originalmente publicado el 12 de agosto de 2019 y modificado el 7 de Octubre de 2022.
